Gewerblich-Industrielle Berufsschule Bern (gibb)

Ein digitales Personaldossier auf Basis von SharePoint 2016 und CollaborationSuite, das die papierbasierten Personalakten ablöst.

Die Gewerblich-Industrielle Berufsschule Bern (gibb) ist mit 1000 Lehrkräften und ca. 8000 Schülern die grösste kantonale Institution der beruflichen Grund- und Weiterbildung in der Schweiz und befindet sich an verschiedenen Standorten in der Stadt Bern. Für die gibb hat isolutions auf Basis von SharePoint 2016 und der CollaborationSuite (CS) ein digitales Personaldossier realisiert, das die papierbasierten Personalakten ablöst.

 
gibb
 
Kontrolle über alle Personaldossiers
Einsicht jederzeit gewährleistet
Keine Schattendossiers

Ausgangslage

Die Personalunterlagen wurden bisher in Papierform zentral im HR der gibb abgelegt. Zudem wurden Personaldossiers an den verschiedenen Schulstandorten aufbewahrt. Hinsichtlich der Verwaltung der Personalunterlagen stand die gibb vor verschiedenen Herausforderungen: Doppelspurigkeiten, fehlende Transparenz und die zeitraubende Suche nach Dokumenten. Um den «Schattendossiers» den Garaus zu machen und einen ortsunabhängigen Aktenzugriff zu gewährleisten, beschloss die Schulleitung das elektronische Personaldossier einzuführen.

Lösung

Für die gibb hat isolutions auf der Basis von SharePoint 2016 und der CollaborationSuite (CS) ein digitales Personaldossier realisiert, das die papierbasierten Personalakten ablöst. Die CS ermöglicht es, dass innert weniger Minuten ein neues Personaldossier mittels eines intuitiv zu bedienenden Assistenten erstellt werden kann. Neben den Personaldaten können weitere Informationen wie Abteilung und Vorgesetzter eingegeben werden. Neue HR-Dokumente können nun ganz einfach hinzugefügt werden, indem man dank der benutzerfreundlichen Oberfläche innerhalb von wenigen Schritten zum Mitarbeitenden-Dossier navigiert und die Unterlagen in die entsprechenden Kategorien ablegt.

«Dank dem elektronischen Personaldossier konnte die Transparenz verbessert werden. Dadurch ist das Vertrauen zur gibb als Arbeitgeberin gestärkt worden.»

Margrit Durrer, Leiterin Personaladministration, gibb

Nutzen der Lösung

  • Die HR-Unterlagen sind nun in elektronischer Form und nach verschiedenen Dokumentypen strukturiert abgelegt und durch die Suchfunktion lassen sich die gesuchten Dateien innert Sekunden finden.
  • Die Mitarbeitenden haben jederzeit Einsicht in ihre HR-Dokumente und müssen sich nicht erst an die Personalabteilung wenden, um diese einsehen zu können. Diese Vereinfachung hat die Zufriedenheit gegenüber der gibb als Arbeitgeberin erhöht.
  • Die Aussenstationen sind dank des zentralen Zugriffs auf die Dokumente immer auf dem aktuellen Stand und «Schattendossiers» werden verhindert.

Weitere Erfolgsgeschichten

KIBAG

AMAG Gruppe

Gartenmann Engineering

Migros Genossenschaftsbund

Möbel Pfister

Rega

SBB – User Adoption and Cultural Change

swenex – Teams Telefonie

VöV – Kollaboration aus der Cloud

Testex bezieht IT aus einer Hand

TESTEX – isolutions als Ansprechpartner für die gesamte IT-Infrastruktur

id-group.org – digitaler Arbeitsplatz

TMI – Neuaufbau der IT-Infrastruktur

VZPM Cloud Transformation

OEKO-TEX Cloud Transformation

Educationbereich – Collaboration Software

Patrimonium Workplace as a Service

Infront – Nahtloses Vertragsmanagement

SGKB – Weisungsmanagement

Leinenweberei Bern AG

SBB Historic – Migration Exchange Online

Yuanda Europe

Klett und Balmer – Dokumentenmanagement