Die 2016 gegründete Profond Anlagestiftung ist eine rechtlich selbständige Einheit in vollständigem Besitz der Profond Vorsorgeeinrichtung. Sie betreut die direkt gehaltenen Immobilien von Profond, die einen Marktwert von rund 2.5 Milliarden Schweizer Franken ausmachen. Die Profond Anlagestiftung investiert in Immobilien in der Schweiz und in Deutschland, bewirtschaftet diese aktiv und entwickelt sie gezielt weiter.
Effizienzsteigerung durch digitale Rechnungsprozesse dank KI und Power Platform
Ausgangslage
Die Profond Anlagestiftung strebte danach, die Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen zu digitalisieren und zu automatisieren, um Kosten zu senken, Fehler zu vermeiden und die Transparenz zu erhöhen. Bisher mussten die Mitarbeitenden jede Rechnung manuell prüfen, stempeln, in ein physisches Dossier ablegen und zur Zahlung freigeben. Dieser Prozess führte häufig zu Zahlungsverzug, Verlust von Skonti, mangelnder Übersicht und Kostenüberschreitungen. Deshalb suchte die Profond Anlagestiftung nach einer neuen Lösung, die ihren spezifischen Anforderungen entspricht und sich nahtlos in ihre bestehenden Abläufe integrieren lässt.
Lösung
Um ihr Ziel zu erreichen, entschied sich die Profond Anlagestiftung für eine innovative Lösung basierend auf Power Platform von Microsoft. Diese Plattform ermöglicht eine schnelle und flexible Anwendung, die auf deren individuellen Bedürfnisse einzahlt. In mehreren iterativen Schritten wurde eine Model-driven App konzipiert und umgesetzt, die den gesamten Rechnungsprozess digitalisiert und automatisiert. Die Business Applikation nutzt künstliche Intelligenz, um die Rechnungsdaten automatisch zu erkennen und zu extrahieren. Daraufhin können die Rechnungen gemäss dem Kompetenzreglement materiell und rechnerisch geprüft sowie zur Freigabe weitergeleitet werden. Sowohl die Buchhaltung als auch die externe Bauprojektleitung sind mit dieser App sicher und nahtlos in den Prozess eingebunden. Die Lösung garantiert zudem die effiziente Verwaltung und Einhaltung von Projekten, Krediten und Lieferantenverträgen sowie ein transparentes Investitionsreporting. Die Power Platform und die Architektur sind skalierbar und ermöglichen die stetige Ergänzung weiterer Komponenten und die Implementierung zusätzlicher Prozesse – auch in Zukunft.
Nutzen
- Dank der Power Platform Lösung kann der gesamte Rechnungsprozess für Investitionsprojekte optimiert und der Business Value gesteigert werden.
- Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz werden die Rechnungsdaten automatisch erfasst und verarbeitet, wodurch Fehlerquellen und Zeitaufwand reduziert werden.
- Die Digitalisierung des Prüfungs- und Freigabeprozesses ermöglicht eine schnellere Durchlaufzeit beim Rechnungsprozess.
- Aufgrund der digitalen Erfassung und Speicherung aller Rechnungen und Dokumente, ist ein lückenloser Nachweis und eine einfache Suche möglich.
- Die neue Applikation schafft eine einfachere und sicherere Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination mit der externen Bauprojektleitung.
- Die hinterlegten Regeln und Workflows stellen sicher, dass die Rechnungen gemäss dem Kompetenzreglement geprüft und freigegeben werden.
- Durch die Verwendung einer ausbaufähigen Architektur können sukzessive weitere Prozessbestandteile in die Lösung integriert werden, was die Redundanz reduziert und die Durchlaufzeit verbessert.
Alexis Breckoff
Business Analyst Real Estate | Profond Anlagestiftung
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