Mit Change Management 20'000 Mitarbeitende in kürzsterer Zeit auf M365 migriert für erhöhte Effizienz

Zeitnah musste Sika ihren Arbeitsplatz digitalisieren, da ihre bestehende Cloud Lösung abgekündigt wurde. Somit musste schnell eine funktionierende Lösung her, die zudem für 12 Sprachen gewährleistet sein musste.

Die Sika AG ist ein multinationales Schweizer Spezialchemieunternehmen mit Sitz in Baar, das den Bausektor und die Automobilindustrie beliefert. 2010 feiert die Sika ihr 100jähriges Bestehen. Das Unternehmen entwickelt und produziert Systeme und Produkte zum Kleben, Dichten, Dämpfen, Verstärken und Schützen. Die Entwicklung nachhaltiger Produkte spielt bei Sika eine ausschlaggebende Rolle. Unternehmerischer Erfolg hängt von intelligenten Lösungen ab, die mit diesen Entwicklungen mithalten können. Sika ist in über 100 Ländern vertreten, beschäftigt über 24’000 Mitarbeitende und verfügt weltweit über 300 Produktionsstandorte.

Ausgangslage

Die Wachstumsstrategie von Sika, welche durch die Übernahme verschiedener internationaler Unternehmen erfolgte, erforderte eine innovative, hochmoderne IT Umgebung, um Mitarbeitende weltweit zu vernetzen und zu integrieren. Die vorhandene IT Lösung (IBM Notes), die bereits über 25 Jahre im Einsatz war, entsprach nicht mehr den gewünschten Anforderungen. Sika strebte nach einem modernen und digitalen Arbeitsplatz, um den Mitarbeitenden die Arbeit unabhängig von Ort und Gerät zu ermöglichen. Ein erschwerender Faktor war, dass IBM mit weniger als einem Jahr Vorlaufzeit, die Einstellung der Cloud Lösung angekündigt hatte. Somit musste eine schnelle und funktionierende Lösung her.

Lösung

Die veraltete IBM Plattform wurde durch Microsoft 365 ersetzt. Konkret wurden die IBM Notes Mailboxen auf Exchange Online und Sikas Intranet und Kollaborationsumgebung (basierend auf IBM Connections) auf SharePoint und Beezy migriert. Zudem wurden diverse neue Microsoft 365 Apps ausgerollt. Für Sika und deren Mitarbeitende stellte die Umstellung auf Microsoft 365 eine entscheidende Veränderung dar, weshalb dem Thema User Adoption besondere Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Es war wichtig, die Mitarbeitenden bei diesem Change intensiv zu begleiten, zu informieren und zu schulen, um eine reibungslose Einführung sicherzustellen. Hierfür wurde unter anderem eine DWP Champions Community (Sika Boosters) gegründet.
Auch musste Sika innerhalb eines Monats eine unabhängige Lernplattform in 12 Sprachen aufbauen, damit ein nahtloser Informationsfluss während des gesamten Projekts gewährleistet werden konnte. Des Weiteren wurde ein PowerBI Dashboard zur Erhebung der User Adoption KPI erstellet. isolutions unterstütze Sika’s DWP User Adoption Team während des gesamten Projekts als Hauptpartner bei der Transformation.

User mit Microsoft 365 ausgerüstet
DWP Champions (Sika Boosters) ausgebildet
Sprachen

Nutzen

  • Die Umstellung auf Microsoft 365 bietet jedem Sika Mitarbeitenden einen benutzerfreundlichen digitalen Arbeitsplatz, der die Leistung des Einzelnen und des Teams durch Zusammenarbeit, Flexibilität und Vereinfachung fördert.
  • Mobiles und flexibles Arbeiten wird gefördert, was die Effizient und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.
  • Die neue MS Teams Plattform erlaubt neben besserer interner Verständigung, auch einen vereinfachten Austausch mit Externen.

Valérie Stadler

Digital Workplace Manager | Sika

«Wir haben die offene und agile Zusammenarbeit mit isolutions sehr geschätzt. Durch den enormen Zeitdruck des Projekts musste isolutions ein hohes Mass an Flexibilität mitbringen und manchmal innert Tagen, zusammen mit Sikas User Adoption Team, auf neue Ausgangslagen reagieren. Das Projekt wurde zudem durch die COVID-19 Pandemie erschwert. Dennoch hätte die Umstellung auf Microsoft zu keinem besseren Zeitpunkt stattfinden können. Dank der neuen Lösungen konnte Sika auch während der Pandemie sich erfolgreich virtuell austauschen und somit die Fortsetzung der Arbeit gewährleisten.»

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