Kollaboration mit Change Management gestärkt: LGT setzt auf Microsoft 365 und Copilot

Dank der Einführung der modernen Arbeitsumgebung auf Microsoft 365 und dem durchgeführten Change Management profitiert LGT Financial Services von mehr Effizienz, stärkere Kollaboration und verbessertes Wissensmanagement für über 5’000 Mitarbeitende an mehr als 25 Standorten. Der umfassende Change Management Prozess hat die Nutzerakzeptanz der Tools sowie die nahtlose Integration in den Arbeitsalltag massiv gesteigert. Weiter zeigt die Pilotphase mit Microsoft 365 Copilot bereits erste Erfolge. Dies macht deutlich, wie generative KI die Mitarbeitenden unterstützt und wertschöpfende Arbeitszeit freisetzt.

Die LGT, 1921 in Liechtenstein gegründet, ist eine weltweit führende internationale Privatbank, die ein Kundenvermögen von über CHF 305.8 Milliarden verwaltet. LGT handelt nach den Prinzipien von Respekt, Freundlichkeit und unternehmerischem Engagement. Als familiengeführte Privatbank sind sie für Kunden, die Zuverlässigkeit und Vertrauen schätzen, besonders attraktiv. Zudem bieten sie mit ihrer Innovationskraft und exklusiven Anlagemöglichkeiten eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmer und aktive Anleger. Mit 5’000 Mitarbeitenden an rund 25 Standorten weltweit setzen sie sich kontinuierlich dafür ein, die finanziellen Ziele ihrer Kunden zu erreichen und langfristigen Erfolg zu sichern. Im Jahr 2023 erwirtschafteten sie einen Konzerngewinn von CHF 223.6 Millionen.

Ausgangslage

Die Digitalisierung ist ein Teil der vier strategischen Zielen von LGT Private Banking, um zu einer der führenden persönlichen und digitalen Privatbanken zu werden und dabei das beste aus digitaler und analoger Welt zu vereinen. Damit die Digitalisierung erreicht wird, ist der «Digital Workplace» (DWP) Voraussetzung. Das Ziel, ein digitaler Arbeitsplatz zu schaffen und weltweit für 5'000 Mitarbeitende verfügbar zu machen, damit das volle Potential der modernen Zusammenarbeit ausgeschöpft werden kann, soll mit Microsoft 365 erschlossen werden. Hiermit wollte man die digitale Kompetenz der Belegschaft stärken, die Zusammenarbeit optimieren und eine solide Grundlage für zukünftigen Erfolg schaffen. Ein kontinuierliches Change Management war entscheidend, um die Anpassungen und die Weiterentwicklung zu gewährleisten. Die Einführung eines agilen Arbeitsmodells stellte dabei eine weitere Herausforderung dar, die eine grundlegende Veränderung in der Arbeitskultur und -weise erforderte. Zusätzlich galt es, das Potenzial von Microsoft 365 Copilot und effektive Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen zu identifizieren. LGT stellte sich dieser Transformation, um im Unternehmen die Agilität, Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter sicherzustellen.

Lösungen

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Change Management

Für eine globale Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes war ein striktes Change Management unumgänglich, dass die Einführung bei 5'000 Mitarbeitenden sicherstellte. Hierfür wurde ein passendes Trainingskonzept erstellt, dass sich der Unternehmensgrösse anpasst und aktualisiert, um einen kontinuierlichen Wissensaufbau zu ermöglichen. Zu Beginn wurden Webinare angeboten, welche LGT User mit dem Basiswissen ausstatteten. Diese wurden mit regelmässig neuen Video-Learnings zu Themen rund um effektives Aufgabenmanagement, erfolgreiche Online Meetings oder strukturierten Umfragen ergänzt. Ein umfangreiches Trainingsportal, das Digital Workplace (DWP) Ressource Center, unterstützte diesen Prozess. Zudem wurde das DWP stetig mit neuen Features von Microsoft und den Feedbacks der LGT Enduser weiterentwickelt.
isolutions ist ein festes Mitglied des agilen Setups bei LGT und unterstützt laufend mit passenden Change Management Massnahmen: Unter anderem die Konzeption des DWP, die Rekrutierung und Schulung von 150 internen Champions, die Entwicklung einer umfassenden Kommunikations- und Trainingsstrategie, die laufende Begleitung des Rollouts von zahlreichen Tools und Funktionen der Microsoft 365 Plattform (insbesondere Microsoft Teams) oder auch Miro. In ihrer Rolle als «First Mover» konnte isolutions LGT ebenso zu weiterführenden Themen wie Power BI, Digital Employee Experience Management und Verbesserung der Employee Experience mit Microsoft Viva beraten. All dies mit dem Ziel, dass die Mitarbeitenden den DWP im Arbeitsalltag produktiv nutzen können um Zeit zu sparen und diese in mehrwertstiftende Tätigkeiten zu investieren.

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Agile Arbeitsweise

Auf Ebene des Digital Workplace (DWP) war es von zentraler Bedeutung, die agile Arbeitsweise der Teams zu konzipieren und umzusetzen. Um das Verständnis und die Anwendung in den Teams zu stärken entwickelte isolutions Trainings zur agilen Arbeitsweise wie Scrum und Scrumban und führte dies auch durch. Ausserdem stellte isolutions in der Anfangsphase die Rollen des Scrum Masters und des Release Train Engineers und war verantwortlich für die Planung, Durchführung und Moderation der PI Plannings, um eine reibungslose Umsetzung der Produktinkremente zu gewährleisten. Ein kontinuierliches Agile Coaching begleitete die digitale Transformation auf allen Ebenen, um sicherzustellen, dass die Teams effektiv und agil zusammenarbeiten. All dies wurde in enger Zusammenarbeit mit dem LGT «Agile Transformation Office» umgesetzt. Durch diese Massnahmen wurde eine dynamische und adaptive Arbeitskultur gefördert, welche die Agilität und Innovationskraft des Unternehmens stärkt. Auf LGT Corporate Stufe half isolutions ausserdem bei der Konzipierung des agilen Setups und der Integration in die Systeme Confluence und Jira. Weiter war die Beteiligung an der Scrum Master Gilde von grosser Bedeutung, um Best Practices im ganzen Unternehmen zu fördern.

Icon Pilot Copilot

Microsoft 365 Copilot

LGT war begeistert von der Möglichkeit, Microsoft 365 Copilot zu nutzen und als Vorreiter zu agieren. Um den Mehrwert und die Zeitersparnis von Copilot zu bewerten, führte isolutions mit LGT eine umfangreiche Pilotphase durch. Der Schwerpunkt lag besonders auf den Anwendungsfällen Meeting Management, interner Kommunikation in Teams und der Nutzung von Microsoft 365 Copilot als sichere Alternative im Vergleich zu ChatGPT, um den vertraulichen Umgang mit Daten zu gewährleisten. Die Pilotphase umfasste auch die Pilotierung von Microsoft Teams Premium und dem neuen Teams (Teams 2.0). Für den Pilot wurden zu Beginn sorgfältig ausgewählte Nutzer rekrutiert, um ein breites Spektrum an Jobprofilen und Regionen abzudecken. Diese Nutzer wurden in mehreren Webinaren über die Ziele informiert und in den Anwendungsfällen geschult, sowie durch Anleitungen und Guidelines unterstützt. Ihre Erfahrungen teilten sie in einer Community und in standardisierten Umfragen mit. Zeitgleich hat das Change Management Team die Nutzer laufend mit Tipps, Tricks und Aufgaben immer wieder aktiviert, um den Erfolg der Pilotphase zu unterstützen.
Eine erste Auswertung des Piloten ergab, dass Nutzer im Durchschnitt 20 Minuten pro Woche dank Copilot in Microsoft Teams einsparen. Angesichts der Grösse von LGT summiert sich diese Zeitersparnis auf Tausende von Minuten pro Woche. Die bereits erlebten Zeitersparnisse durch den Einsatz von Copilot in Microsoft Teams machen LGT zuversichtlich. Die zu erwartenden Effizienzsteigerung mit Microsoft 365 Copilot bei weiteren Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder OneNote beigeistern LGT und bildet deshalb den Kern der nächsten Schritte. Zudem ist die Entwicklung einer umfassenden Governance für den Copilot Rollout von grösster Bedeutung, um eine nahtlose Implementierung zu sichern und den Mehrwert für das Unternehmen weiter zu maximieren.

Change Management für 5'000 Mitarbeitende an über 25 Standorten
Scrum Teams mit 35 Mitarbeitenden für eine agile Arbeitsweise befähigt
Minuten pro Woche bei jedem Pilotuser dank Microsoft Copilot in Teams gespart
Personen diskutieren über etwas in einem Sitzungsszimmer
Sitzung an einem runden Tisch in einem Büro mit 5 Personen

Nutzen

  • Das kontinuierliche Change Management gewährleistete, dass LGT Mitarbeitende die Tools des Digital Workplace nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren konnten.
  • Die Schulung von 150 DWP Champions unterstützte die Adaption und Akzeptanz des digitalen Arbeitsplatzes in verschiedenen Regionen.
  • Scrum Master und Agile Coaches haben vier Scrum Teams dabei unterstützt und befähigt, auf eine agile Arbeitsweise (Scrum / Scrumban) umzustellen, wodurch Reibungsverluste minimiert wurden.
  • Die Vorteile von Microsoft 365 Copilot werden im Rahmen eines laufenden Pilotprojekts mit 300 Teilnehmenden untersucht und für LGT bewertet. Dadurch werden laufend nützliche Anwendungsfälle identifiziert und der Mehrwert messbar gemacht. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungen über die nächsten Schritte (globaler Rollout, selektiver Rollout, Erweiterung von Copilot, etc.).

Peter Matt

Head of Digital Workplace | LGT

«Die Zusammenarbeit mit isolutions war stets sehr partnerschaftlich und konstruktiv. Das ist für mich die Grundlage, um jederzeit offene und zielführende Diskussionen auf Augenhöhe zu führen. In der heutigen schnelllebigen Zeit ist das essentiell, um agil auf die kontinuierlich zunehmenden technologischen Entwicklungen pragmatisch reagieren zu können. Wir sehen isolutions nicht mehr als externe Berater, sondern als Teil unseres Digital Workplace Team an.»

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