Kollaboration mit Change Management gestärkt: LGT setzt auf Microsoft 365 und Copilot

Für eine globale Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes war ein striktes Change Management unumgänglich, dass die Einführung bei 5'000 Mitarbeitenden sicherstellte. Hierfür wurde ein passendes Trainingskonzept erstellt, dass sich der Unternehmensgrösse anpasst und aktualisiert, um einen kontinuierlichen Wissensaufbau zu ermöglichen. Zu Beginn wurden Webinare angeboten, welche LGT User mit dem Basiswissen ausstatteten. Diese wurden mit regelmässig neuen Video-Learnings zu Themen rund um effektives Aufgabenmanagement, erfolgreiche Online Meetings oder strukturierten Umfragen ergänzt. Ein umfangreiches Trainingsportal, das Digital Workplace (DWP) Ressource Center, unterstützte diesen Prozess. Zudem wurde das DWP stetig mit neuen Features von Microsoft und den Feedbacks der LGT Enduser weiterentwickelt.
isolutions ist ein festes Mitglied des agilen Setups bei LGT und unterstützt laufend mit passenden Change Management Massnahmen: Unter anderem die Konzeption des DWP, die Rekrutierung und Schulung von 150 internen Champions, die Entwicklung einer umfassenden Kommunikations- und Trainingsstrategie, die laufende Begleitung des Rollouts von zahlreichen Tools und Funktionen der Microsoft 365 Plattform (insbesondere Microsoft Teams) oder auch Miro. In ihrer Rolle als «First Mover» konnte isolutions LGT ebenso zu weiterführenden Themen wie Power BI, Digital Employee Experience Management und Verbesserung der Employee Experience mit Microsoft Viva beraten. All dies mit dem Ziel, dass die Mitarbeitenden den DWP im Arbeitsalltag produktiv nutzen können um Zeit zu sparen und diese in mehrwertstiftende Tätigkeiten zu investieren.

Auf Ebene des Digital Workplace (DWP) war es von zentraler Bedeutung, die agile Arbeitsweise der Teams zu konzipieren und umzusetzen. Um das Verständnis und die Anwendung in den Teams zu stärken entwickelte isolutions Trainings zur agilen Arbeitsweise wie Scrum und Scrumban und führte dies auch durch. Ausserdem stellte isolutions in der Anfangsphase die Rollen des Scrum Masters und des Release Train Engineers und war verantwortlich für die Planung, Durchführung und Moderation der PI Plannings, um eine reibungslose Umsetzung der Produktinkremente zu gewährleisten. Ein kontinuierliches Agile Coaching begleitete die digitale Transformation auf allen Ebenen, um sicherzustellen, dass die Teams effektiv und agil zusammenarbeiten. All dies wurde in enger Zusammenarbeit mit dem LGT «Agile Transformation Office» umgesetzt. Durch diese Massnahmen wurde eine dynamische und adaptive Arbeitskultur gefördert, welche die Agilität und Innovationskraft des Unternehmens stärkt. Auf LGT Corporate Stufe half isolutions ausserdem bei der Konzipierung des agilen Setups und der Integration in die Systeme Confluence und Jira. Weiter war die Beteiligung an der Scrum Master Gilde von grosser Bedeutung, um Best Practices im ganzen Unternehmen zu fördern.

LGT war begeistert von der Möglichkeit, Microsoft 365 Copilot zu nutzen und als Vorreiter zu agieren. Um den Mehrwert und die Zeitersparnis von Copilot zu bewerten, führte isolutions mit LGT eine umfangreiche Pilotphase durch. Der Schwerpunkt lag besonders auf den Anwendungsfällen Meeting Management, interner Kommunikation in Teams und der Nutzung von Microsoft 365 Copilot als sichere Alternative im Vergleich zu ChatGPT, um den vertraulichen Umgang mit Daten zu gewährleisten. Die Pilotphase umfasste auch die Pilotierung von Microsoft Teams Premium und dem neuen Teams (Teams 2.0). Für den Pilot wurden zu Beginn sorgfältig ausgewählte Nutzer rekrutiert, um ein breites Spektrum an Jobprofilen und Regionen abzudecken. Diese Nutzer wurden in mehreren Webinaren über die Ziele informiert und in den Anwendungsfällen geschult, sowie durch Anleitungen und Guidelines unterstützt. Ihre Erfahrungen teilten sie in einer Community und in standardisierten Umfragen mit. Zeitgleich hat das Change Management Team die Nutzer laufend mit Tipps, Tricks und Aufgaben immer wieder aktiviert, um den Erfolg der Pilotphase zu unterstützen.
Eine erste Auswertung des Piloten ergab, dass Nutzer im Durchschnitt 20 Minuten pro Woche dank Copilot in Microsoft Teams einsparen. Angesichts der Grösse von LGT summiert sich diese Zeitersparnis auf Tausende von Minuten pro Woche. Die bereits erlebten Zeitersparnisse durch den Einsatz von Copilot in Microsoft Teams machen LGT zuversichtlich. Die zu erwartenden Effizienzsteigerung mit Microsoft 365 Copilot bei weiteren Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder OneNote beigeistern LGT und bildet deshalb den Kern der nächsten Schritte. Zudem ist die Entwicklung einer umfassenden Governance für den Copilot Rollout von grösster Bedeutung, um eine nahtlose Implementierung zu sichern und den Mehrwert für das Unternehmen weiter zu maximieren.