Reduktion der Administration dank der Modernisierung der Prüfungsverwaltung

isolutions durfte für den VBV den Prozess der Prüfungsverwaltung digitalisieren und in einer modernen Web-App abbilden. Damit kann der Fokus auf die Entwicklung der Bildungsgefässe und die Durchführung von Prüfungen - der eigentlichen Kernkompetenz des VBV -, gesetzt werden und es können mehr Prüfungsplätze zur Verfügung gestellt werden als bisher.

Der VBV schafft die Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Berufsbildung und die überbetriebliche Aus- und Weiterbildung für versicherungsspezifische Berufe. Zusammen mit über 800 in der Versicherungsbranche aktiven Expertinnen und Experten und seinen Bildungspartnern setzt er sie um. Der VBV beschäftigt auf der Geschäftsstelle rund 23 Angestellte unter anderem für die Entwicklung von Bildungsgefässen und Lehrmitteln für die verschiedenen Zielgruppen und die Organisation von Prüfungen und deren Umsetzung.

Ausgangslage

Die Organisation und Administration der vierteljährlich stattfindenden Vermittlerprüfungen wurden bisher mithilfe von MS Access und Excel und sehr viel Handarbeit gemacht. Der Prozess war dadurch sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Daher soll ein neues System entwickelt werden mit dem Ziel, den administrativen Aufwand pro Prüfungssession zu senken und die Anzahl Prüfungssessionen pro Jahr um 50% zu erhöhen. Das System soll in einer zweiten Phase zudem in der Lage sein, die Prüfungsadministration ebenfalls für die HBB abwickeln zu können, sodass auch hier ein Effizienzgewinn durch das durchgängige System erzielt werden kann.

Lösung

Die von isolutions konzipierte und umgesetzte Web Applikation EDU Manager unterstützt den VBV bei der Organisation und Verwaltung der Zertifizierungsprüfung «Versicherungsvermittler VBV». Dies beinhaltet die Organisation der Prüfungssessionen, die Anmeldung der Kandidaten über ein Online-Konto, die Planung der Aufsichtspersonen und Experten (inkl. Verfügbarkeitsanfragen) sowie die Prüfungsevaluation inkl. Bereitstellung der Zertifikate. Die Kommunikation mit Kandidaten und Experten erfolgt ausschliesslich über den EDU-Manager. Dies tangiert die Prüfungsanmeldung, die Verfügbarkeitsumfrage, Einladungen sowie die Bereitstellung der Prüfungsresultate.

%
weniger manuelle Aufwände und Support
Kandidaten und Experten
%
weniger IT Aufwand

Nutzen

  • Durch die produktive Einführung der Prüfungsmeldung konnte der administrative Aufwand massiv gesenkt werden. Die Prüfungssession zur Anmeldung kann nun innerhalb eines halben Tages, anstatt zwei Tagen, aufschalten werden.
  • Diverse veraltete Applikationen und manuell durchgeführte Prozessschritte konnten in einer modernen Web App zusammengeführt werden, wodurch sich der gesamte Prozess heute bei viel höherer Datenqualität wesentlich effizienter durchführen lässt.
  • Mit der Einführung der Applikation EDU Manger konnte der VBV den Verwaltungsprozess der Prüfungsadministration stark optimiert werden.
  • Durch die Datenanalysen können wertvolle Insights gewonnen werden, wodurch Prozesse weiter verbesserten werden können.

Jürg Zellweger

Direktor | VBV

«Die mit isolutions erarbeitete web-basierte Lösung erleichtert uns den organisatorischen Aufwand wesentlich. Die Projektarbeit war effizient und professionell, die Termine wurden auch unter Zeitdruck stets eingehalten.»

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