Dank neuem Dokumentenmanagement auf SharePoint effizienterer Datenaustausch
Klett und Balmer ist ein privater Lehrmittelverlag mit Sitz in Baar. Mit über einer Million verkauften Exemplaren pro Jahr gehört Klett und Balmer zu den grössten Lehrmittelanbietern der Schweiz. Der Verlag wurde 1967 von dem Stuttgarter Verleger Ernst Klett und dem Zuger Buchhändler Hans-Rudolf Balmer gegründet. Heute gehört das Unternehmen zur international tätigen Klett Gruppe mit Hauptsitz in Stuttgart. Neben Klett und Balmer zählen rund 60 Unternehmen zur Gruppe.
Ausgangslage
Bisher fand der interne Informations- und Datenaustausch zu den zu erarbeitenden Lehrmitteln auf Fileservern statt. Der Datenaustausch mit den bis zu 100 externen Beteiligten fand per E-Mail statt. So waren zahlreiche verschiedene Dokumentversionen im Umlauf und die Dokumente auf dem Fileserver mussten immer neu zusammengestellt werden. Dieser Prozess war oft umständlich, zeitintensiv und fehleranfällig und effizientes Arbeiten wurde erschwert. Zudem war die Ablagestruktur je nach Lehrmittel unterschiedlich aufgebaut, was den Umgang mit Dokumenten zusätzlich erschwerte.
Lösung
Bei Klett und Balmer wurde ein kollaboratives Dokumentenmanagement mit SharePoint eingeführt. Die Lehrmittelprojekte werden neu auf einheitlich strukturierten Arbeitsbereichen geführt. Interne Mitarbeitende sowie externe Projektmitglieder können direkt auf die aktuellsten Informationen und Dokumente zugreifen. Das ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit. Dank der Versionierung ist der Zugriff auf ältere Dokumentenversionen sichergestellt.
Nutzen
- Durch die einheitliche Projektstruktur finden sich Mitarbeitende sowie externe Projektbeteiligte schnell in verschiedenen Projekten zurecht.
- Durch die direkte Zusammenarbeit am selben Dokument entfällt die fehleranfällige manuelle Verwaltung von unterschiedlichen Dokumentversionen.
- Die Dokumente sind versionisiert verfügbar.
- Die zentrale Ablage der Dokumente garantiert die effiziente Projektarbeit auch bei Stellvertretungen.
Christoph Brechbühler
Leiter Systeme | Klett und Balmer
«isolutions hat unsere Bedürfnisse verstanden und diese so umgesetzt, dass die Zusammenarbeit stark verbessert werden konnte.»
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