Evaluierungsexpertise: Wie isolutions MLL Legal zur effizienten und neutralen Partnerwahl verhalf

Die Fusion von MLL und FRORIEP führte zu Effizienzeinbussen aufgrund unterschiedlicher Kernsysteme. isolutions übernahm die Evaluationsaufgabe, integrierte die Mitarbeitenden frühzeitig, optimierte die Arbeitsprozesse und ermöglichte MLL Legal die Auswahl eines Partners mit modernster Technologie, Abdeckung aller relevanten Bereiche und Vermeidung vollständiger Abhängigkeit vom Anbieter.

Als eine der grössten Schweizer Wirtschaftskanzleien berät MLL Legal ihre Klienten in allen Bereichen des Wirtschaftsrechts. Insbesondere zeichnet sich MLL Legal durch eine erstklassige Branchenexpertise in technisch innovativen Fachgebieten wie Fintech, Blockchain und KI, aber auch in regulierten und innovativen Branchen wie Life Sciences, ICT, Finanzdienstleistungen, Immobilien und Retail oder Luxury aus. Die Kanzlei ist sowohl organisch als auch durch strategische Fusionen gewachsen. Die jüngste Fusion fand am 1. Juli 2021 zwischen Meyerlustenberger Lachenal statt. MLL Legal beschäftigt seither rund 250 Mitarbeitende, darunter etwa 150 Anwältinnen und Anwälte, an den vier Schweizer Standorten in Zürich, Genf, Zug und Lausanne sowie an den internationalen Niederlassungen in London und Madrid.

Ausgangslage

Die Fusion der Kanzleien MLL und FRORIEP hatte zur Folge, dass die Effizienz der Mandantenbetreuung durch die unterschiedlichen Kernsysteme beider Kanzleien beeinträchtigt wurde. Obwohl dieselbe Software verwendet wurde, existierten unterschiedliche Prozesse und Features. Dies stand der gewohnten hohen Qualität der Mandatsbetreuung im Wege. Die Herausforderung bestand darin, die Arbeitsprozesse zu dokumentieren, zu harmonisieren und Optimierungsmöglichkeiten frühzeitig zu identifizieren. Deshalb musste eine Lösung her. isolutions hat mit der Evaluation die Optimierungsmöglichkeiten bereits in einer frühen Phase des Projekts aufgenommen. Dabei sollte auch das Change Management frühzeitig berücksichtigt werden, um die gesamte Organisation vorzubereiten und die Mitarbeitenden aktiv einzubinden. Die Integration der beiden Kulturen und die Berücksichtigung der unterschiedlichen Hierarchien innerhalb der Kanzlei waren von zentraler Bedeutung.

Lösung

Zur Bewertung der aktuellen Infrastruktur von MLL Legal führten Cloud Architekten von isolutions ein IT Infrastruktur Assessment durch und erarbeiteten mögliche Vorschläge. Parallel dazu führten die isolutions Business Consultants Einzelinterviews mit Vertretern aus verschiedenen Abteilungen, um Einblicke in die aktuellen Arbeitsweisen, Unterschiede und Herausforderungen zu erhalten. Basierend auf diesen Interviews wurde eine unternehmensweite Onlineumfrage durchgeführt, um Grunddaten zum Arbeitsfeld, den Tätigkeiten und ersten Verbesserungsvorschlägen zu sammeln. Die hohe Teilnahme und das Engagement der Mitarbeitenden zeigten ein grosses Interesse an dem Projekt. Darauf aufbauend wurden Business Workshops durchgeführt, in denen die Mitarbeitenden ihre Arbeitsschritte dokumentierten und miteinander abglichen, um von gegenseitigen Erkenntnissen zu profitieren. Auf Grundlage dieser Ist-Analyse wurden Soll-Prozesse erarbeitet. Nach dem Prozessdesign wurden Anforderungen an die zukünftige Software definiert, wobei die technisch versierten Berater von isolutions sowohl neue Technologien einbrachten als auch die erforderlichen Grundlagen aufzeigten. Die erarbeiteten Anforderungen wurden der Belegschaft nochmals via Online-Umfrage vorgestellt, sodass allfällige Ergänzungen via Umfrage ergänzt werden konnten.

In einer abschliessenden Bewertungsrunde wurden Anforderungen an den Anbieter sowie die einzelnen Applikationsbereiche in einem gemeinsamen Priorisierungs-Workshop bewertet und freigegeben. Eine Bewertungsmatrix, die sowohl die eingereichten Angebote als auch die Anbieter bewertete, bildete die Grundlage für die Auswahl eines neutralen Anbieters. 

Workshops mit insgesamt 114 Teilnehmenden
kundenspezifische Onlineumfragen
Stakeholder Interviews

Nutzen

  • Die Beratungskompetenz von isolutions in technischen und fachlichen Aspekten sicherte den Evaluationsprozess für MLL Legal.
  • Die frühzeitige Einbindung der Belegschaft auf allen Ebenen legte die Grundlage für die Akzeptanz der späteren Ablösung der Kernsysteme DMS und KMS.
  • MLL Legal konnte einen Partner wählen, der auf neuesten Technologien arbeitet, beide Bereiche KMS und DMS abdeckt und im Hintergrund Standard-Software nutzt, um eine vollständige Abhängigkeit vom Anbieter auszuschliessen.

Lukas Bühlmann

Partner MLL Legal | MLL

«Die Zusammenarbeit mit isolutions war von Beginn an sehr professionell, kompetent und zielorientiert. Das Team von isolutions hat es geschafft, das Verständnis für die Relevanz der Technik in der gesamten Organisation von MLL zu wecken und gleichzeitig stets zum Ausdruck gebracht, dass die Grundlage für ein effizientes und akzeptiertes digitales Arbeitsumfeld die Bedürfnisse der Mitarbeiter und ihrer spezifischen Aufgaben sein muss. Entsprechend haben sie den Grundstein für ein Change Management Prozess gelegt, den MitarbeiterInnen ein modernes digitales Arbeitsumfeld zu schaffen.»

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