Power Automate Workflow verbessert die Abwicklung von Anträgen und Entschädigungen
Als Kompetenzzentrum der Branche vertritt HotellerieSuisse seit 1882 die Interessen der Beherbergungsbetriebe der Schweiz. Die über 3’000 Mitglieder bekennen sich zu einer qualitätsorientierten, vorausschauenden und nachhaltigen Beherbergungswirtschaft. Als Dachverband von 13 regionalen Unternehmerverbänden ist HotellerieSuisse in allen Landesteilen und Sprachregionen präsent und beschäftigt rund 100 Mitarbeitende.
Ausgangslage
Die Mitglieder von HotellerieSuisse sind durch die Corona-Krise stark belastet. Als Zeichen der Unterstützung richtet HotellerieSuisse rund 2’000 Mitgliedern eine finanzielle Entschädigung aus, die auch während der Krise Lernende ausbilden. Der Antrag für die Entschädigungsleistungen soll möglichst einfach und effizient funktionieren. Daher entschied sich HotellerieSuisse für einen digitalen Gesamtprozess – von der Erfassung bis zur Zahlung.
Lösung
Microsoft Dynamics 365 Sales und eine eigenentwickelte Hoteldatenbank dienten als Datengrundlage für den Prozess. Die Mitglieder können via Microsoft Forms die notwendigen Angaben (Anzahl Lernende, Kontoangaben) erfassen. Via Power Automate Workflow werden diese Daten mit der Datenbank abgeglichen und mit weiteren Informationen ergänzt. Daraus resultiert dann ein Gutschriftendokument, das dem Antragsteller automatisch zugestellt wird und er auf Korrektheit prüfen und freigeben kann. Nach erfolgreicher Bestätigung werden alle Angaben direkt an das ERP System übermittelt und so die Buchungen
und Auszahlungen automatisiert.
Nutzen
- Dank des neuen Intranets können die Mitarbeitenden rasch, transparent und umfassend informiert werden.
- Wichtige Geschäftsleitungs-Mitteilungen können zeitnah publiziert werden.
- Der Self-Service-Ansatz führt dazu, dass die Personalabteilung weniger Anfragen erhält und dadurch entlastet wird.
- Der Zugang zu wichtigen Dokumenten und Formularen ist nun für alle Mitarbeitende verfügbar und wird durch die mächtige SharePoint-Suchfunktion erleichtert.
- Die Ablösung des «Schwarzen Bretts» erspart nicht nur Arbeit, sondern ermöglicht eine zeitge steuerte Publikation von Informationen.
Roman Schmidt
Leiter Digital Development | HotellerieSuisse
«isolutions hat uns das Potenzial der Power Platform eindrücklich demonstriert. Dank der gezielten Integration unterschiedlicher Systeme konnte der Prozess vom Antrag über die Verbuchung bis hin zur Auszahlung an unsere Mitglieder End-to-End digitalisiert werden.»
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