Digitales und modernes Prüfungsmanagement: Automatisierung, Flexibilität und Effizienzsteigerung
edupool.ch ist das bedeutendste Qualitätslabel und die wichtigste Prüfungsorganisation der Schweiz in der nicht formalen kaufmännischen Weiterbildung. Sie entwickelt Angebote in den Bereichen Basiswissen, kaufmännische Allgemeinbildung und Expertenwissen. edupool.ch setzt konsequent auf Standardisierung und erarbeitet komplette Bildungsgänge, von den Lerninhalten über die Lehrmittel bis hin zu den Abschlussprüfungen. Die enge Zusammenarbeit mit Branchen- und Berufsverbänden garantiert die Abstimmung auf die Anforderungen des Arbeitsmarkts und stellt die Aktualität des Lernstoffs sicher. Der Unterricht findet ausschliesslich an den rund 50 akkreditierten Weiterbildungszentren statt. Damit der Qualitätsstandart schweizweit identisch ist, werden Abschlussprüfungen in Eigenregie kontrolliert.
Ausgangslage
Analoge Tätigkeiten haben den gesamten Prozess des Prüfungsmanagements und der Prüfungsdurchführung von edupool.ch geprägt. Digitale Applikationen wurden in der Organisation nur sporadisch, in Form von einfachen Datenbank- oder Office Anwendungen, eingesetzt. Prüfungen wurden in Papierform durchgeführt, Korrekturen gemeinsam in gemieteten Einrichtungen ausgerichtet und Auswertungen in Excel vorgenommen. Dies war zeitaufwändig, umständlich und hatte eine erhöhte Fehlerquote – ein Zustand, der so nicht beibehalten werden konnte. Deshalb entschied sich edupool.ch zu modernisieren und seiner Konkurrenz vorauszugehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dafür brauchte es eine moderne Applikation für das gesamte Prüfungsmanagement, welche den Mitarbeitenden und der Schülerschaft verbesserte Optionen bietet sowie Prozesse effizienter gestaltet.
Lösung
Ausgerichtet auf die Erfordernisse von edupool.ch wurde die Applikation EduFox entwickelt, welche die Prüfungsorganisation, -durchführung und -nachbereitung integriert und nachhaltig in einem ganzheitlichen System abwickelt. Bildungsgänge, Weiterbildungszentren sowie Kandidaten- und Mitarbeiterprofile können in der App einfach angelegt und verwaltet werden – ebenso die Berechtigungen und Zugriffe.
Prüfungen werden direkt in der Anwendung individuell gestaltet, zusammengesetzt und können den Bildungsgängen sowie Fächern zugeordnet werden. Veranstaltungen können ganzheitlich organisiert und in der neuen Applikation verwaltet werden. Auch das Einladungsmanagement kann über die Applikation EduFox abgewickelt werden, so behält edupool.ch stets den Überblick. Über die edupool.ch Website gelangen die Schülerinnen und Schüler bequem zur Veranstaltungsregistrierung, während die notwendigen Daten direkt in das neue System fliessen. Somit braucht es keine manuellen Schritte mehr – alles geschieht automatisiert. Weiter haben die Schülerinnen und Schüler die Möglichkeit, sich in der App anzumelden und die Prüfung mit einer ausgeprägten Benutzerführung digital abzulegen. Dies kann in einer Prüfungslokalität unter Aufsicht erfolgen oder ortsunabhängig remote. Eine ausgeklügelte AI-basierte Prüfungsüberwachung stellt dabei Fairness und Gleichstellung sicher.
Die Applikation ermöglicht den Mitarbeitenden von edupool.ch die Prüfungsdurchführung zu überwachen und individuell für einzelne Kandidatinnen und Kandidaten oder auch für ganze Gruppen zu steuern. Der Fortschritt der Teilnehmenden kann nachvollzogen und Prüfungszeiten einfach in der App angepasst werden. Unmittelbar nach Prüfungsabschluss kann die Korrektur von den zuständigen Fachkräften ortsunabhängig, unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, in der App vorgenommen werden. Der Korrekturaufwand reduziert sich durch Automatisierung um ein Vielfaches. Prüfungsergebnisse werden über Knopfdruck direkt an die Schülerschaft kommuniziert und Auswertungen wie auch Statistiken sind für edupool.ch einfach einsehbar.
Nutzen
- Gesamthafte Abwicklung von Prüfungsdurchführung und -management in nur einem System mit automatisiertem Einladungsmanagement.
- Digitale, flexible Prüfungserstellung und -durchführung.
- Vereinfachte Prüfungsanmeldung mit hinterlegten Zahlungsinformationen.
- Möglichkeit von remote Prüfungsdurchführung inklusiv Echtzeit-Prüfungsüberwachung mit flexiblen Steuerungsmöglichkeiten und verlässlicher, digitaler Prüfungsaufsicht dank AI.
- Ortsunabhängige und automatisierte Prüfungskorrektur.
- Schnelle und einheitliche Kommunikation der Ergebnisse via App.
- Übersichtliche und konfigurierbare Ergebnisauswertungen.
- Einfache und verständliche Mitarbeiter- und Kandidatenverwaltung.
Caroline Köthe
Stellvertretung Geschäftsführung | edupool.ch
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