Industrielle Werke Basel

Zentrales Vertragsmanagementsystem

IWB ist das Unternehmen für Energie, Wasser und Telekom. Es versorgt und vernetzt seine Kunden in der Region Basel und darüber hinaus: engagiert, kompetent und zuverlässig. IWB ist führend als Dienstleister für erneuerbare Energie und Energieeffizienz.

 
IWB
 

Effizienzsteigerung
Rechtskonformität
Optimierte Workflows

Ausgangslage

Das Vertragsmanagement von IWB ist ein wichtiger operativer Prozess des Unternehmens.

Das Anliegen von IWB war es, das gesamte Vertragsmanagement mit allen dazugehörigen Prozessen unternehmensweit zu vereinheitlichen und zu zentralisieren. Die Lösung sollte die standardisierte Erstellung von Vertragsdokumenten sowie die digitale und rechtskonforme Archivierung der Daten sicherstellen.

Lösung

Die Basis der Lösung bildet die zentrale SharePoint-Plattform. Mit dem Framework «collaboration suite» implementierten die Experten von isolutions die zusätzlichen Funktionen effektiv, ohne «das Rad neu zu erfinden».

Mitarbeitende von IWB nutzen nun firmenweite Templates und optimierte Workflows für die Vertragserstellung. Das neue System sorgt dafür, dass Verträge mit korrekten Metadaten versehen am richtigen Ort abgelegt werden. Die saubere Ablage der Dokumente bildet die Grundlage für die verbesserte Suchfunktion.

isolutions implementierte das digitale Archiv auf der Grundlage von SharePoint 2013. Das intelligente Zugriffs-Management ist rechtskonform und stellt sicher, dass Verträge nur gemäss Firmenrichtlinien mutiert werden können.

Nutzen der Lösung

  • Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung der Prozessschritte beschleunigt die Erstellung von Verträgen. Mitarbeitende der IWB verlieren keine Zeit bei der Suche nach Verträgen. Das physische Archiv entfällt.
  • Qualitätssteigerung: Templates und Workflows unterstützen die Nutzer bei der Erstellung und Verschlagwortung der Verträge nach firmenweiten Standards.
  • Rechtskonformität: Die Archivierung der Verträge ist nach den Firmenvorgaben umgesetzt.

Weitere Erfolgsgeschichten

VBS – Web-App zur Verwaltung von Pflege- und Spitalpraktika

brocki.ch – CRM und Kundenkarte

PwC – MyPlanning Tool

IWB – Elektronisches Meldewesen

Mobiliar – Zentrales Medienmanagement

CKW – Umzugsbot

IWB – Vertragsmanagement

Dr. Meyer – Exchange Migration

PwC – Audit Management

Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV)

SR Technics – Offertenerstellung

Stadt Zürich – xRM-Lösung

Migros Industries – Eventplanung via App

VöV – Gelderverteilung mit Dynamics CRM

Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT)

Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS)