Future Workplace mit der M365 Suite für 6'500 Mitarbeitenden ausgerollt
Die AMAG Gruppe ist eine umfassende und schweizweit bestens positionierte Mobilitätsanbieterin. Die rund 6‘500 Mitarbeitenden, sorgen mit Leidenschaft dafür, dass Menschen gut unterwegs sind. Neben dem klassischen Import, Verkauf und Reparatur von Fahrzeugen bietet die AMAG Gruppe mit dem eigenen Leasingunternehmen, Logistik, Mietwagengeschäft, Carsharing oder Parking weitere Dienstleistungen rund um die Mobilität an.
Ausgangslage
Die Dokumentenbearbeitung und -speicherung bei der AMAG Gruppe war eher heterogen organisiert. Die IT Landschaft bestand aus mehreren Insellösungen, was die gemeinsame Arbeit im Alltag erschwerte. Beispielsweise hatten Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen kaum eine Möglichkeit, gemeinsam zeitgleich in Dokumenten zusammenzuarbeiten. Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz konnten nicht oder nur mühsam auf Dateien zugreifen. Die AMAG Gruppe entschied sich deshalb für eine weitgehende Digitalisierung. Das Projekt hatte zum Ziel, die Anwendungsszenarien in der täglichen Arbeit zu identifizieren und dokumentieren für eine bessere Kollaboration. Eine Governance sollte Klarheit bezüglich der internen wie auch externen Zusammenarbeit liefern und Richtlinien sowie Freiheitsgrade definieren. Mit den einzusetzenden Tools sollten gleichwohl die Vorgaben zur Ablagemethodik der Dokumente erarbeitet werden.
Lösung
In Zusammenarbeit mit der AMAG Gruppe hat isolutions die künftige Arbeitsweise in mehreren Workshops definiert – passend zur den individuellen Anwendungsfällen. Abgeleitet von den vorliegenden Bedürfnissen wurden Tools aus der Microsoft 365 Suite definiert und deren Verwendung geregelt. Mit der Implementierung von Microsoft Teams und einer Provisionierungslösung sind die Effizienz und der adressatengerechte Informationsfluss verbessert worden.
Nach einer begleiteten Pilotphase wurde der übergreifende Microsoft 365 Rollout vorbereitet. Die Durchführung von Schulungen inkl. Erstellung von Schulungsunterlagen haben diese Phase abgerundet und die Akzeptanz der Lösungsabnehmerinnen und -abnehmer gestärkt. Eine durch isolutions entwickelte Provisionierungslösung erlaubt es der AMAG Gruppe, neue Arbeitsbereiche in Microsoft Teams durch Knopfdruck zu erstellen. Mehrere vorkonfigurierte Templates stehen dem Benutzer zur Auswahl, um die verschiedenen Arten von Arbeitsgruppen abzudecken (z.B. Projektgruppen, organisatorische Gruppen, Fachgremien). Die interne und externe Zusammenarbeit konnte dadurch weitgehend vereinheitlicht und verbessert werden.
Nutzen
- Mit dem Projekt konnte eine einheitliche Arbeitsweise definiert werden.
- Die Effizienz in der Kollaboration konnte durch die neue Lösung massgeblich gesteigert werden.
- Durch die Arbeit mit Microsoft Teams konnte der Wissensaustausch verbessert werden.
- Mitarbeitende ohne eigenen PC-Arbeitsplatz konnten in den digitalen Arbeitsalltag besser integriert werden.
- Mit der Provisionierungslösung konnten innerhalb von 18 Monaten 1’200 vorkonfigurierte Teams-Arbeitsbereiche auf Knopfdruck erstellt werden.
- Die neue Technologie erlaubt es, orts- und geräteunabhängig zu arbeiten.
Džana Subašić
Teamleiterin IT Digital Workplace | AMAG
«Microsoft Teams ist aus dem Alltag der AMAG Mitarbeitenden kaum mehr wegzudenken und trägt einen grossen Teil zur verbesserten Kollaboration und Kommunikation im Unternehmen bei. Mit Microsoft 365 können die Mitarbeitenden ausserdem von überall auf ihre Dateien zugreifen, was ein grosser Vorteil für die orts- und geräteunabhängige Arbeit ist.»
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