Mehr Eigenverantwortung, bessere Zusammenarbeit: So gelingt der Kulturwandel im EDI mit M365
Das Projekt CEBA fördert nicht nur effizientere Prozesse und eine transparente Arbeitsweise, sondern treibt auch den kulturellen Wandel in der Verwaltung aktiv voran. Im Zentrum steht dabei die Etablierung eines «New Way of Working», der mehr Eigenverantwortung, Flexibilität und interdisziplinäre Zusammenarbeit ermöglicht.
Ausgangslage
Mit der strategischen Entscheidung des Bundesrats, die Bundesverwaltung fit für die digitale Zukunft zu machen, wurde das Projekt CEBA auf Bundesebene lanciert und daraufhin im EDI das Dachprojekt Einführung M365 aufgesetzt. Auch in den angeschlossenen Ämtern wurde M365 als neuer digitaler Arbeitsplatz eingeführt.
Hauptziel des Projekts:
Das Projekt konzentrierte sich auf die erfolgreiche Einführung einer modernen, digitalen Arbeitsweise. Im Fokus standen:
- Zusammenarbeit mit Microsoft 365:
Förderung effizienter sowie zeitgemässer Arbeitsweise, Kommunikation und Kollaboration über die M365-Plattform und aufbrechen von starren Silos. - IT-Sicherheit für alle:
Vermittlung grundlegender Sicherheitsaspekte, die alle Mitarbeitenden kennen und anwenden sollten. - Verhaltensempfehlungen:
Entwicklung klarer Leitlinien für den sicheren und professionellen Umgang mit digitalen Tools. - Lernbereitschaft stärken:
Unterstützung der Offenheit für neue Technologien und kontinuierliches Lernen. - Anpassungsfähigkeit fördern:
Befähigung zur flexiblen Reaktion auf technische und organisatorische Veränderungen.
Lösung
Begleitet wurde das Projekt durch folgende Lösungen:
- Erarbeitung der Collaboration Governance als gemeinsame Basis der Zusammenarbeitsregeln im Kontext der Verwendung von M365 in Zukunft.
- Durchführung von Workshops zur Vorstellung der Collaboration Governance Regelungen in allen angeschlossenen Ämtern des EDI mit dem Ziel, Besonderheiten und Rückmeldungen sämtlicher Ämter zu vereinheitlichen.
- Change-Management: Zielgerichtete Begleitung aller Mitarbeitenden, um den Change aktiv, verständlich und unterstützend zu gestalten.
- Kommunikations- und Trainingskonzept: Sämtliche Mitarbeitende erhielten Zugang zu zielgerichteten Lerninhalten — darunter fünf eigens produzierte AI-gestützte Lernvideos, die spezifische EDI-Anwendungsfälle adressieren.
- Erstellung von Trainingsangeboten und Trainingsplänen nach Zielgruppen für alle Mitarbeitenden.
- M365-Portal: Ergänzung der bestehenden SharePoint-basierten Lernbibliothek durch ein eigenes EDI-Portal mit spezifischen Lerninhalten und ansprechender Aufbereitung im Sinne einer Learning Journey für die Endnutzer.
isolutions begleitete das Projekt von Anfang an und unterstützte neben der Projektleitung des isolutions-Teams mit Fachspezialisten bei der inhaltlichen Ausarbeitung der Konzepte in den Bereichen Governance, Change & Adoption und Kommunikation sowie bei der Umsetzung von Trainingsinhalten für das M365-Portal EDI.
Der gestaffelte M365 Rollout erfolgte zwischen Februar und März 2025.
Nutzen
Der Mehrwert für das EDI liegt in einer deutlich verbesserten Zusammenarbeit, einer modernen Arbeitsumgebung und spürbaren Effizienzgewinnen. Die Einführung von M365 hat zudem die digitale Kompetenz der Mitarbeitenden gestärkt und die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung gelegt.
- Erhöhte Servicequalität: Langfristige Erhöhung die Servicequalität gegenüber der Bevölkerung.
- Effizienzsteigerung: M365 optimiert die interne und externe Zusammenarbeit und fördert den schnellen, sicheren Informationsaustausch.
- Zielgerichtete Informationsbeschaffung: Durch klar definierte Governance-Regeln (Handbuch und Weisung) sparen Mitarbeitende täglich wertvolle Zeit bei der Informationsablage und -suche.
- Moderne Arbeitsumgebung: Flexible Arbeitsmodelle, transparente Zusammenarbeit und eine hohe Nutzerfreundlichkeit steigern die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden.
- Kultureller Wandel: Förderung von Eigenverantwortung und teamübergreifender Zusammenarbeit durch den «New Way of Working».
- Sicherer Umgang mit Daten: Klare Regeln und Schulungen zum Thema Daten-Labeling und Umgang mit besonders schützenswerten Informationen.
Veronika Braaker
Projektleiterin Digitale Transformation Eidg. Departement des Innern (EDI) | Eidgenössisches Departement des Innern EDI
«Mit der Einführung von M365 und dem neuen New Way of Working machen wir die Verwaltung moderner und effizienter. Dank der Zusammenarbeit mit isolutions konnten wir diesen Wandel gemeinsam und nachhaltig – von der Governance über das Change-Management bis zum M365-Portal – umsetzen.»
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