Integrierte Plattform für eine durchgängige Publikationsplanung
Das BFS plante die Ablösung der veralteten Artikelplanungsdatenbank (ADB) durch eine moderne Outputplanungsdatenbank (ODB), um die Planung von jährlich rund 700 Diffusionspaketen mit über 25000 unterschiedlichen Informationsartikeln effizienter, transparenter, digital durchgängig und damit wirkungsvoller zu gestalten. Die neue Lösung wurde WTO-konform ausgeschrieben und gemeinsam mit isolutions AG als Individualentwicklung realisiert. Die ODB läuft in der souveränen Infrastruktur des Bundes (BIT) und integriert sich nahtlos in bestehende Systeme wie BFS-Digitales Assetmanagementsystem (BFS-DAM), Jira und PowerBI.
Ausgangslage und Lösung
Ausgangslage
Die bestehende ADB genügte nach mehr als 20 Jahren Betrieb nicht mehr den heutigen Anforderungen an Technologie, Effizienz und Interoperabilität. Medienbrüche, veraltete Technologie und neue regulatorische Anforderungen (DSG, ISchG, StatGebO) machten eine Ablösung notwendig. Ziel war eine moderne, souveräne und zukunftsfähige Lösung, die das Veröffentlichungsprogramm des BFS noch professioneller unterstützt und mit verschiedenen Umsystemen vernetzt.
Lösung
Die Outputplanungsdatenbank wurde als webbasierte Individualentwicklung auf Basis von .NET Core und Angular realisiert. Sie läuft containerisiert in der Bundesinfrastruktur (BIT) und integriert sich über standardisierte Schnittstellen in Umsysteme wie BFS-Digitales Assetmanagementsystem (BFS-DAM), Jira und PowerBI. Die Lösung wurde in einem agilen Vorgehen (Scrum) mit HERMES-Governance umgesetzt und final produktiv gesetzt.
Mehrwert
Zeitersparnis in der Publikationsplanung
Durch die Automatisierung zentraler Abläufe (z. B. automatische Übernahme und Übergabe aus/an BFS-Digitales Assetmanagementsystem (BFS-DAM), Jira, PowerBI) konnte die Prozesslaufzeit in der jährlichen Publikationsplanung um rund 30 % reduziert werden. Das betrifft insbesondere die Erstellung, Abstimmung und Freigabe von über 700 Informationspaketen pro Jahr.
Produktivitätssteigerung durch Automatisierung
Der Automatisierungsgrad in der Planung liegt nun bei ca. 80%. Manuelle Tätigkeiten wie doppelte Dateneingaben, E-Mail-Abstimmungen oder Excel-Listen wurden durch integrierte Workflows ersetzt. Dies ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und reduziert Fehlerquellen.
Breite Schulung und Migration
Insgesamt wurden 80–100 Mitarbeitende des BFS mit Schreib- und Freigaberechten auf das neue System migriert und geschult. Die Schulung erfolgte rollenbasiert (Planning Manager, Order Object Manager, Reviewer, Approver, Admins) und wurde durch einen Train-the-Trainer-Ansatz begleitet.
Integration und Vollständigkeit
Bisher in die Planung nicht integrierte Partner und Produkte werden in die neue Lösung einbezogen, sodass erstmals ein vollständiges und stets aktuelles Bild aller Veröffentlichungsaktivitäten in der Kommunikation und Diffusion des BFS besteht, das gleichzeitig transparent allen im Amt und gewissen Partnern zur Information und Steuerung zur Verfügung steht.
Sabine Kuster
Projektleiterin | Bundesamt für Statistik
«Mit der ODB haben wir einen großen Schritt in Richtung digitale, effiziente und souveräne Output- bzw. Veröffentlichungsplanung des BFS gemacht. Die Zusammenarbeit mit isolutions war stets partnerschaftlich, lösungsorientiert und transparent.»
Bundesamt für Statistik
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