Eine moderne Lösung zur digitalen Unterstützung der Weiterbildungsförderung
Die auf der Power Platform basierende Fachapplikation verfolgt das Ziel, eine medienbruchfreie Prozesskette zu schaffen, die sowohl den externen Weiterbildungsorganisationen als auch der amtsinternen Verwaltung zugutekommt. Rund 70 Organisationen werden von der neuen Anwendung profitieren, die in enger Zusammenarbeit mit dem Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) entwickelt wird. Mit dieser Initiative werden sowohl Qualität als auch Effizienz der Subventionsprozesse deutlich gesteigert, während die Zusammenarbeit mit den Bildungspartnern erleichtert wird.
Ausgangslage
Vor der Implementierung der neuen Lösung war die Ausgangslage beim Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) von manuellen, ineffizienten und fehleranfälligen Prozessen geprägt. Zahlreiche Abläufe erforderten doppelte Arbeitsschritte und führten zu Medienbrüchen, die die Bearbeitung von Subventionsgesuchen erschwerten. Daten wurden in verschiedenen Dokumenten wie zum Beispiel grossen Excel Files verwaltet, was die Übersicht und Bearbeitung sowie die interne Kommunikation erschwerten. Gleichzeitig war eine präzise Prüfung von Anträgen und Abrechnungen erforderlich, um die Qualität der Dienstleistungen und die Einhaltung der Vorgaben sicherzustellen. Auch die Erhebung und Auswertung von Kennzahlen stellte eine Herausforderung dar. Insgesamt war die Umsetzung der Prozesse mit hohem administrativem Aufwand verbunden.
Lösung
Die Lösung für das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) basiert auf einer Fachapplikation auf der Power Platform. Externe Weiterbildungsorganisationen können ihre Gesuche, Abrechnungen und Kennzahlen künftig direkt über Power Pages einreichen und den Status ihrer Vorgänge in Echtzeit nachverfolgen. Durch den Einsatz von Model-Driven Apps und Power Automate werden die internen Prozesse weitgehend automatisiert, was die Effizienz erheblich steigert. Dataverse dient als zentrale Datenbank und ermöglicht eine nahtlose Integration sowie konsistente Verwaltung aller Informationen. Die Lösung reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehlerquellen, was die Qualität verbessert. Gleichzeitig wird die interne und externe Kommunikation durch automatisierte Workflows optimiert.
Mehrwert
Effizienzgewinn durch Automatisierung
Die Implementierung der Fachapplikation für das MBA hat zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz geführt. Durch die Automatisierung interner Prozesse konnten die Durchlaufzeiten um 50 bis 90 Prozent verkürzt werden. Dadurch werden Subventionsgesuche und Abrechnungen wesentlich schneller bearbeitet.
Qualität und Transparenz der Prozesse
Die Reduktion von Medienbrüchen wirkt sich positiv auf die Datenqualität aus und vereinfacht die Abläufe. Gleichzeitig ermöglicht der Self Service eine transparente Nachverfolgung des Antragsstatus sowie eine vorläufige Berechnung der Beiträge, was die Customer Experience spürbar verbessert.
Mehrwert für Mitarbeitende und Verwaltung
Durch den geringeren Bedarf an manuellen Eingriffen verbessert sich auch die Mitarbeiter Experience. Insgesamt unterstützt die Lösung eine zukunftsorientierte, effiziente und transparente Verwaltungsarbeit.
Brigitte Arn
Leiterin Fachbereich Brückenangebote & Weiterbildung | Mittelschul- und Berufsbildungsamt | Kanton Bern
«Die innovative Lösung, die wir gemeinsam mit dem Team von isolutions entwickelt haben, hat uns neue Möglichkeiten eröffnet, die zuvor nicht verfügbar waren. Dank der Fachapplikation können gesamte Subventionsdossiers neu digital, medienbruchfrei und effizienter verarbeitet werden. Ein Gewinn für uns und unsere Kunden.»
Das Mittelschul- und Berufsbildungsamt ist zuständig für die Steuerung und Aufsicht der Mittelschulen, der Lehrbetriebe, der ÜK-Zentren, der Berufsfachschulen, der Höheren Fachschulen, der Institutionen der Weiterbildung und der Berufsberatung im Kanton Bern. Ihre Arbeit basiert auf den gesetzlichen Vorgaben von Bund und Kanton. Zusammen mit Bildungspartnern setzen sie sich für eine gute Bildung für eine Schweiz von heute und morgen ein.
Kanton Bern
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