Galenica setzt mit Microsoft 365 Copilot neue Massstäbe für 3'200 Office Mitarbeitende
Gemeinsam mit isolutions entstand ein integriertes Programm aus Change Management, Champions Community, Learning Journey, einem zentralen Copilot Hub und datengetriebener KPI-Steuerung. Das Ergebnis: rund 77 Minuten Zeitersparnis pro User und Woche, ein Net Promoter Score von 38 und eine skalierbare Basis für die nächste Welle KI-gestützter Agents.
Ausgangslage
Galenica wollte Microsoft 365 Copilot schnell, sicher und nachhaltig einführen – und das bei über 3'200 Office Mitarbeitende gleichzeitig. Von Anfang an war klar: Das ist kein IT-Projekt. Es ist eine unternehmensweite Initiative, die Menschen mitnehmen, Strukturen schaffen und messbaren Mehrwert liefern muss.
Drei Ziele standen im Zentrum:
- Copilot innerhalb von sechs Monaten tief in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integrieren
- Den tatsächlichen Business Impact über klar definierte KPIs transparent und messbar machen
- Belastbare Strukturen für Adoption, Governance und Enablement über alle Business Units hinweg etablieren
Das grössere Bild: Galenica wollte nicht nur ein Tool einführen, sondern das Fundament für eine breitere KI- und Agent-Strategie legen und die Office Worker im Alltag spürbar entlasten.
Für die Partnersuche hatte Galenica klare Anforderungen: nachgewiesene Copilot-Erfahrung aus vergleichbaren Enterprise-Projekten, strategische Change-Kompetenz und technische Enablement-Tiefe aus einer Hand. isolutions brachte genau das mit – und unterstrich das mit dem Microsoft Partner of the Year Award in Modern Work 2025.
Lösung
Gemeinsam mit isolutions hat Galenica einen strukturierten End-to-End-Ansatz realisiert, der strategisches Change Management, technisches Enablement und datenbasierte Steuerung zu einem geschlossenen Programm verbindet.
M365 Copilot Governance als «Living Baseline»
Vom ersten Tag an stand eine durchdachte Governance im Mittelpunkt: technische Konfiguration, ein klares Operating Model, End-User-Guidance inklusive Agent-Readiness sowie Rollout-Guardrails - adaptierbar, lebend, zukunftsfähig.
Zweistufiger Rollout
Innerhalb von drei Wochen wurden 900 Userinnen und User im Soft Rollout ongeboardet. Kurz darauf folgte der Big Rollout: rund 3'200 Personen, koordiniert über alle Business Units hinweg.
Change Management nach bewährtem Framework
Vom Kickoff über eine strukturierte Learning Journey bis hin zu Community Meet-Ups und einem laufenden internen Newsletter mit Tipps und Tricks: Menschen wurden nicht nur informiert, sie wurden begleitet.
Champions Community als Motor der Adoption
120 Champions, verteilt über alle Abteilungen und Rollen, wurden aufgebaut und durch Community Events, Webinare sowie kontinuierliches Community Management befähigt. Sie wurden zur treibenden Kraft der kulturellen Veränderung.
Copilot Hub als Single Source of Truth
Ein zentraler Anlaufpunkt für alles rund um Copilot: FAQs, Learning Journey, Videos, Champions-Übersicht, Privacy Guidance und interne Lizenzbestellung: klar strukturiert, jederzeit zugänglich.
Agent Strategy und Copilot Navigator Agent
Mit einem Agent Maturity Assessment und einer definierten Agent Strategy hat Galenica den Weg von persönlicher Produktivität zur team- und unternehmensweiten Agent-Adoption klar vorgezeichnet. Als konkreter erster Schritt wurde der Copilot Navigator Agent entwickelt: ein Assistent, der direkt im Copilot Hub und im M365 Copilot-Interface als «Front Door» zu Galenica-spezifischen Inhalten und Ansprechpersonen fungiert.
KPI-Steuerung und Measurement
Ein Power BI Dashboard und regelmässige Pulse Surveys sorgen dafür, dass Fortschritte sichtbar bleiben und Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können.
Mehrwert
Zeitersparnis
Durchschnittlich rund 77 Minuten pro User und Woche (Stand Januar 2026). Zeit, die in Kundenarbeit, strategische Aufgaben und Effizienzverbesserungen fliesst.
Hohe Nutzerzufriedenheit:
KI-unterstützte Arbeit mit einer User-Bewertung von 3.79/5; Zufriedenheit mit den Support-Massnahmen sogar 4.39/5.
Net Promoter Score von 38
Ein starker Indikator für positive User Experience und Weiterempfehlungsbereitschaft innerhalb der Organisation.
Onboarding
3'200 Copilot-User erfolgreich eingeführt, in weniger als einem halben Jahr.
Multiplikatoren
120 ausgebildete Champions als Multiplikatoren, verteilt über jede Abteilung von Galenica.
Skalierbare Basis für die nächste Welle
Strukturelle Effizienzgewinne durch Agent Strategy, Governance und Power-Platform-Integration als Fundament für End-to-End-Prozessautomatisierung und weitere KI-Innovation.
Patrick Wyss
Cloud Manager | Galenica
«Mit isolutions hatten wir einen Partner an unserer Seite, der Technologie, Change und Business-Verständnis verbindet. Heute ist Microsoft Copilot fester und wirkungsvoller Bestandteil unseres Arbeitsalltags.»
Galenica ist ein führendes Gesundheitsnetzwerk in der Schweiz. Mit rund 8'000 Mitarbeitenden zählt das Unternehmen zu den grössten Anbietern im Schweizer Gesundheitsmarkt. Galenica betreibt eines der umfassendsten Apothekennetzwerke des Landes und bietet vielfältige Dienstleistungen entlang der gesamten pharmazeutischen Wertschöpfungskette an: von der Logistik bis hin zu digitalen Gesundheitslösungen.
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