Nahtloses Vertragsmanagement mit Dynamics 365 und SharePoint
Mehr Austausch und Transparenz ohne Medienbruch
Infront Sports & Media ist eine weltweit tätige Anbieterin von Sportmarketing mit Hauptsitz in Zug, Schweiz. Sie verkauft Übertragungsrechte an Sportanlässen, vergibt Sponsoring-Verträge, übernimmt Fernsehübertragung und Produktion sowie die Durchführung von Anlässen und begleitende Onlineangebote. Sie pflegt Partnerschaften zu 170 Rechteinhabern in 25 Sportarten und Hunderten von Sponsorenmarken und Medienfirmen. Die Infront-Gruppe beschäftigt mehr als 900 Angestellte an 35 Firmensitzen in 15 Ländern.
900
Mitarbeitende
35
Firmensitze
Global verfügbare Vertragsinformationen
Ausgangslage
Die Verträge mit Partnern, Sponsoren und Medienfirmen verwaltete Infront bisher mit einer eigenen Software-Lösung, die jedoch vor allem zur Archivierung genutzt wurde. Es existierte keine zentrale Ablage und keine prozessual-integrierte Lösung für die Handhabung der Dokumente. Aus diesem Grund wurde isolutions damit beauftragt, ein „Contract-Management-System“ auf Basis von Microsoft Dynamics 365 und SharePoint einzuführen. Ziel war es, die Verwaltung der Verträge zu standardisieren und den Zugriff darauf zu vereinfachen.
Lösung
In Zusammenarbeit mit der Kundin erarbeitete isolutions eine Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365, SharePoint und der isolutions collaboration suite und führte diese phasenweise ein. Dokumente und Informationen gelangen nun über das CRM-System ohne Medienbruch zu SharePoint ins Portal der collaboration suite und können dort einfach abgerufen und weiterbearbeitet werden. Die Vertragsdaten stehen allen Mitarbeitenden an allen Standorten jederzeit zur Verfügung. Dadurch werden die Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt. Der Informationsaustausch wird optimiert. Zudem wurde sichergestellt, dass nachvollziehbar bleibt, wer auf welche Daten Zugriff hat.
«Mit der neuen Vertragsmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint und Dynamics 365 ist unsere Legal-Abteilung effizienter in der Erstellung unserer kommerziellen Verträge – vom Entwurf bis zur finalen Version. Durch die zentrale Verwaltung der Verträge über alle Bereiche konnten wir Informationsverluste und Redundanzen reduzieren und die Qualität im Vertragserstellungsprozess signifikant erhöhen.»
Thomas Oehninger, Director Legal & Tax Affairs, Infront Sports
Nutzen der Lösung
- Die Vertragsinformationen sind innerhalb der Firma jederzeit global verfügbar.
- Die Mitarbeitenden haben einen schnelleren Zugang zu Informationen und können dadurch effizienter arbeiten.
- Der Informationsaustausch mit dem Kunden wird vereinfacht und ebenfalls beschleunigt.
