Copilot: Die Zukunft der Arbeit ist gelandet – Strategien für eine reibungslose Einführung

Microsoft 365 Copilot Screen Ebenen mit Beispielen

Mehrwert Funktionsweise Strategie Governance Change Management

Von der Theorie zur Praxis: Microsoft 365 Copilot effektiv im Arbeitsumfeld integrieren

Der Microsoft Copilot ist gelandet, um die Art, wie wir arbeiten, zu transformieren. Ein halbes Jahr nach seiner Vorstellung können Nutzer und Nutzerinnen nun mit einfachen Befehlen Meetings zusammenfassen, Dokumente erstellen und E-Mail Verläufe sichten. Der Assistent verspricht signifikante Zeitersparnis, die es uns erlaubt, uns auf das Wesentliche zu fokussieren. Allerdings bedarf es mehr als «einfach den Schalter umzulegen», um das volle Potenzial auszuschöpfen. Eine strategisch geplante Einführung, welche die Governance und das Change Management berücksichtigt, ist für den erfolgreichen Einsatz unabdingbar.

Mehrwert

Effizienter arbeiten: Kreative Inhalte, präzise Antworten, weniger Zeitaufwand

Nochmal in Kürze - Was ist Microsoft Copilot: Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent, der in die Microsoft 365 Plattform eingebettet ist und das Erstellen, Suchen und Verstehen von Inhalten erleichtert, indem es KI mit unternehmensspezifischen Daten verbindet.

Informationsfindung

Copilot agiert als dein persönlicher ChatGPT innerhalb der geschützten Unternehmensumgebung. Er integriert Unternehmensdaten in seine Antworten – eine Fähigkeit, die ChatGPT nicht besitzt. Fragst du danach, wie in deinem Unternehmen die Reisezeit geregelt wird, durchforstet Copilot zugängliche Firmeninhalte und liefert präzise Informationen. Aber auch das Internet kann Copilot als Quelle der Information nutzen, wenn es für die Antwort auf deine Frage notwendig ist.

Informationsaggregation

Die Inhaltserstellung, eine zeitaufwändige und oft repetitive Tätigkeit, wird durch Copilot vereinfacht. Angenommen, du möchtest Notizen aus OneNote in eine PowerPoint Präsentation überführen, instruierst du Copilot, die Präsentation anhand eines vorhandenen Firmen Templates zu erstellen. Das Ergebnis ist zwar nicht endgültig, bietet aber eine solide Grundlage, kreative Inputs und spart massiv Zeit ein.

Informationsverständnis

Copilot erleichtert das Erfassen komplexer Informationen aus E-Mails, Chats oder umfangreichen Excel Tabellen. Wirst du spät in einen E-Mail Thread einbezogen, fasst Copilot die Konversation prägnant für dich auf Knopfdruck zusammen. Weiter analysiert Copilot Verkaufszahlen, erstellt Grafiken und ermöglicht so ein schnelles Verständnis von Datentrends.

Funktionsweise

Enthüllt: Die Magie hinter der Funktionsweise von Copilot

Copilot liefert beeindruckenden Mehrwert - aber wie? Eine umfassende Erklärung bietet der Blog «Künstliche Intelligenz in ChatGPT und Anwendungen» von Martin Schreiber. Doch nun in Kurzform: Microsoft 365 Copilot nutzt Large Language Models (LLM), insbesondere Modelle wie GPT-4, die durch Deep Learning Techniken und umfangreiche Datensätze trainiert wurden. Sie ermöglichen es, Texte zu interpretieren, zu komprimieren, Prognosen zu treffen und Inhalte zu kreieren. Ein LLM ist eine Art von Künstlicher Intelligenz, die darauf trainiert wurde, menschliche Sprache zu verstehen und zu erzeugen, indem es Unmengen von Textdaten analysiert hat. Zu diesen Textdaten gehört im Kontext von Copilot neben dem Internet auch zugängliche Daten des Unternehmens.

Wir haben nun ein klares Verständnis davon, wie Copilot arbeitet und welchen Nutzen er bietet. Die drei Schlüsselfaktoren Strategie, Governance, Change Management sind ausschlaggebend, um den Erfolg dieser Technologie zu sichern und eine reibungslose Integration im Arbeitsalltag zu gewährleisten.

Strategie

Strategische Weichenstellung: Mit klaren Zielen zum Erfolg

Eine gute Strategie beginnt mit einer präzisen Bedarfsanalyse. Ziel ist es, Anwendungsfälle zu identifizieren, die den grössten Nutzen für das Unternehmen und die Miterbeitenden bringen. Durch intensiven Austausch mit allen Stakeholdern - Endnutzern, IT und Management - werden diese Anwendungsfälle klarer und priorisiert.

Zielsetzung

Basierend auf der Bedarfsanalyse sollten Ziele idealerweise nach dem SMART Verfahren festgelegt werden. Somit sollten die Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein, um sowohl die Zufriedenheit mit dem digitalen Arbeitsplatz zu steigern als auch die tägliche Zeitersparnis zu maximieren.

Managementsupport

Für die erfolgreiche Implementierung von Microsoft 365 Copilot ist ein engagiertes Management unerlässlich. Sie müssen die Initiative nicht nur finanziell und zeitlich fördern, sondern aktiv und visibel vorantreiben. Die Managementunterstützung ist entscheidend für:

Die Verknüpfung des Projekts mit Unternehmenszielen.
Die Stärkung der Akzeptanz durch Vorleben der Unternehmensführung.
Die Gewährleistung, dass die Einführung ethischen Standards und der Unternehmenskultur entspricht.

Governance

Microsoft Copilot im Einklang mit der Compliance: Governance als Schlüssel

Eine durchdachte Anwendungs-Governance ist das Rückgrat eines erfolgreichen Einsatzes von Microsoft 365 Copilot. Diese muss Datenschutz, Sicherheitsvorkehrungen, Nutzungsrichtlinien und Qualitätskontrollen umfassen, um die Kapazitäten des Tools voll auszuschöpfen und gleichzeitig vor Datenschutzverletzungen und Compliance-Fragen zu schützen. Entscheidend ist die klare Definition des Zugriffes auf Copilot, die Verwaltung von Daten und die Qualitätsprüfung der erstellten Inhalte.

Zu berücksichtigen ist, dass Copilot standardmässig mit dem Internet und Microsoft 365 Inhalten verbunden ist. Sollten wertvolle Unternehmensinformationen jedoch in anderen Systemen wie z.B. Confluence oder einem LMS (Learning Management System) gespeichert sein, ermöglichen es standartisierte oder speziell entwickelte Konnektoren, auch diese Inhalte in die Nutzung von Copilot zu integrieren. Damit kann Copilot das gesamte Know-how des Unternehmens nutzen.

Die sorgfältige Abgrenzung und Definition dieser Systeme im Rahmen der Governance spielen eine zentrale Rolle. Eine gut konzipierte Governance gewährleistet nicht nur die Effektivität von Microsoft 365 Copilot, sondern schützt auch Unternehmensdaten. Sie ermöglicht es, das Potenzial des Tools vollumfänglich auszunutzen und stellt sicher, dass die Einstellungen sowohl mit den Unternehmenszielen entsprechen als auch mit den gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmen.

Change Management

Veränderungen meistern: Change Management für die erfolgreiche Einfühung

Der Nutzen von Microsoft Copilot ist zwar klar, aber nicht jeder Benutzer wird sofort überzeugt sein oder dessen Potenzial direkt erkennen. Copilot verändert unsere Arbeitsweise, und die Reaktionen darauf variieren. Angelehnt an die Arbeit von Dieter Vahs können sechs Nutzertypen mit unterschiedlichen Haltungen für Veränderungen unterschieden werden:

Champions befürworten Copilot aktiv, nutzen es effizient und motivieren andere.
Unterstützer erkennen den Wert und ermutigen das Team, Copilot auszuprobieren.
Neutrale warten ab, beobachten die Nutzung anderer und sind für Inputs und Anregungen offen.
Skeptiker haben Bedenken, diskutieren diese aber konstruktiv und sind offen für Lösungen.
Gegner lehnen Copilot ab und befürchten negative Auswirkungen auf die Belegschaft.
Blocker sind strikt dagegen und könnten sogar versuchen, die Einführung zu behindern.

Um alle Nutzertypen einzubinden, ist ein strategisches Change Management entscheidend. Das isolutions Change Management Framework, welches auf Komponenten von Prosci und ADAKAR (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) basiert, schafft Orientierung für die erfolgreich Umsetzung und Begleitung der Transformation.

Awareness (Bewusstsein)

In dieser ersten Phase geht es darum, das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung zu schaffen. Dies geschieht noch bevor Copilot überhaupt im Unternehmen ausgerollt wird. Das Unternehmen sollte auf folgende Fragen Antworten haben und diese entsprechend kommunizieren:
1. Wieso führen wir Microsoft Copilot ein? (Why)
2. Wie werden wir Microsoft Copilot einführen? (How)
3. Was kommt mit Copilot auf die Mirarbeitende zu? (what)
Die Phase der Bewusstseinsbildung ist besonders für vier der sechs identifizierten Personas - Neutrale, Skeptiker, Gegner und Blocker - entscheidend. Diese Gruppen haben häufig kein Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen. Klare Kommunikation kann frühzeitiges Bewusstsein schaffen und die Nutzer dazu bringen, ihre Einstellung positiv zu verändern.

Desire (Wunsch)

Die Notwendigkeit zur Veränderung ist erkannt, jetzt muss bei den Mitarbeitenden der Wunsch zur aktiven Teilnahme entfacht werden. Zentral hierfür ist die individuelle Motivation. Die Belegschaft soll sich auf die Implementierung von Microsoft Copilot freuen. Erfolgsgeschichten sind dabei das A und O. Optimalerweise berichten Teilnehmende von einer vorangegangenen Pilotphase und ihren positiven Erfahrungen. Ein Champion (interner Influencer) vermittelt diese Geschichten, um neutralen Mitarbeitenden sowie Skeptikern die Vorteile von Copilot schmackhaft zu machen.

Knowledge (Wissen)

Nachdem der Wunsch nach Microsoft Copilot geweckt wurde, ist es essenziell, die Mitarbeitende durch Trainings, Workshops und umfassende Anleitungen das erforderliche Wissen zu vermitteln. Sie müssen die Tools beherrschen, um die vorgestellten Anwendungsfälle umsetzen zu können. Individuelle Unterstützung und Raum für Rückfragen sind dabei unerlässlich, um ein sicheres Handling zu gewährleisten. Nach den ersten beiden Phasen sollten die meisten Mitarbeitenden zu Befürwortern geworden sein, bereit und motiviert, sich in die Schulungen zu vertiefen.

Ability (Fähigkeit)

Allerdings reicht Wissen allein nicht aus, wenn es nicht handlungsorientiert umgesetzt wird. Mitarbeitende fangen an, das erlernte Wissen in die Tat umzusetzen. Hier ist die begleitende Unterstützung von IT Experten oder Key Usern entscheidend, die als direkte Ansprechpartner bei auftretenden Schwierigkeiten fungieren. Sie helfen dabei, Barrieren bei der Nutzung von Copilot zu minimieren und ermöglichen eine rasche Klärung offener Fragen. Diese Unterstützung ist ausschlaggebend dafür, dass Mitarbeitende ein starkes Selbstvertrauen im Umgang mit der neuen Technologie entwickeln und sich in ihrer Kompetenz bestärkt fühlen. Champions und Fürsprecher spielen in diesem Prozess eine Schlüsselrolle. Ihr Enthusiasmus für Copilot ist ansteckend und begeisternd.

Reinforcement (Verstärkung)

Viele rutschen nach der Einführung neuer Verhaltensweisen wieder in alte Muster ab. Der Grund: Veränderung erfordert beständige Verstärkung, nicht lediglich eine einmalige Anpassung. Dies lässt sich vielfältig umsetzen. Beispielsweise kann das Management durch Überwachung des Produktivitätszuwachses Erfolgsgeschichten mit Microsoft Copilot teilen. Ebenso fördert regelmässiger Wissensaustausch in Communities die Nachhaltigkeit. Zusätzlich ist es entscheidend, das Trainingsangebot stetig zu erweitern, zumal sich Microsoft 365 Copilot laufend entwickelt. Diese Dynamik betrifft alle Nutzergruppen.