Privacy Statement M365
Privacy Statement Microsoft 365 Services
Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, einschliesslich Speicherung und Nutzung auf optischen und elektronischen Medien, bedürfen der Zustimmung der isolutions AG.
Die isolutions AG und ihre Tochtergesellschaft (nachfolgend “isolutions”) nutzen die Dienste und Tools der Microsoft 365-Plattform für die interne und externe Zusammenarbeit. Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie Ihre Daten bei der Verwendung von isolutions eingesetzten Microsoft 365-Services geschützt werden und welche datenschutzrechtlichen Aspekte dabei relevant sind. Wir möchten Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten auf der Plattform erhoben, verarbeitet, gespeichert, gegebenenfalls weitergegeben und gelöscht werden sowie welche Massnahmen wir ergreifen, um Ihre Privatsphäre zu schützen.
Allgemeines zur Datenverarbeitung
Unsere Microsoft 365-Services werden in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) betrieben. Daten werden nur dann in ein Drittland übermittelt, wenn Sie Ihre Dateien mit Mitarbeitern ausserhalb der Schweiz oder des EWR teilen oder in einer Videokonferenz mit solchen Mitarbeitern sprechen.
Wir haben mit Microsoft Verträge zum Schutz Ihrer Daten abgeschlossen. Die dadurch gewährleisteten Schutzmassnahmen sind wie folgt abrufbar:
Für die Datenverarbeitung in den USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework sowie auf das Swiss-US Data Privacy Framework. Für alle weiteren Länder stützen wir uns wo möglich auf den Beschluss der Europäischen Kommission zum angemessenen Schutzniveau und auf die Standardvertragsklauseln der EU, welche auch in der Schweiz anerkannt sind.
Darüber hinaus haben wir technische und organisatorische Massnahmen umgesetzt, welche die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Transparenz, Nichtverkettung und Intervenierbarkeit der Daten sicherstellen, wie beispielsweise starke Authentifizierung, Zugriffsrechte nach dem Need-to-Know-Prinzip und Überwachung derselbigen.
Telemetrie- und Diagnosedaten
Wenn Sie die Microsoft 365-Plattform der isolutions verwenden, verarbeiten wir einige Daten über Sie. Diese sind im Wesentlichen Ihr Name und Ihre IP-Adresse, Browser-Informationen sowie Aktivitäten. Die Aktivitäten werden zum Teil anderen Nutzern angezeigt, etwa um feststellen zu können, wer ein Dokument zuletzt bearbeitet hat.
Die isolutions hat Zugriff auf Telemetriedaten wie Aktivitäten (Verlauf), Systemleistung und Probleme, die bei der Nutzung von Microsoft 365 entstanden sind. Deren Erfassung wurde auf die erforderlichen Daten begrenzt. Es findet keine Auswertung statt, die über die Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit hinaus geht, die Daten werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht sofern sie nicht für weitere Analysen benötigt werden. Wir nutzen Ihre Daten weder für Werbung oder Profiling, noch für automatisierte Entscheidungen.
Microsoft selbst erhebt und verarbeitet weitere Diagnosedaten in eigener Verantwortung. Informationen hierzu finden Sie auf folgenden Seiten:
Rechtsgrundlage [als Extender]:
- Berechtigtes Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 Bst. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Microsoft Teams
Die isolutions verwendet Microsoft Teams für die interne und externe Zusammenarbeit. Dafür wurden Sie als Gast in die Microsoft 365-Umgebung der isolutions eingeladen. Darin sind gegebenenfalls weitere Applikationen integriert, deren Datenschutzhinweise sie beim jeweiligen Hersteller erhalten.
Die Kernfunktionen von Teams sind:
- Meetings: Video- bzw. Telefonkonferenzen mit Chat-Funktion inkl. der Möglichkeit, einzelne Inhalte des eigenen Bildschirms für die Teilnehmer sichtbar zu machen.
- Arbeitsbereich: Über Browser erreichbare gemeinsame Funktionen wie Chat, Wiki, Dateiablage sowie Online-Bearbeitungswerkzeuge wie Word, Excel und PowerPoint.
Der Ausrichter eines Meetings kann dieses im gegenseitigen Einvernehmen aufzeichnen. Dazu klärt er über den Zweck der Aufzeichnung sowie die technische Umsetzung und deren Konsequenzen auf und holt das Einverständnis zur Aufzeichnung aller teilnehmenden Personen ein. Die Zustimmung erfolgt direkt in der Applikation Microsoft Teams. Lehnen Sie die Aufzeichnung ab, bleiben Sie zwar in der Besprechung, aber Ihr Video, Audio und Ihre Freigaben bleiben deaktiviert. Die Aufzeichnung hat ein Ablaufdatum und wird nach 60 Tagen automatisch gelöscht.
Rechtsgrundlagen [als Extender]:
- Verwendung von M365: Berechtigtes Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO In Einzelfällen (bspw. bei Aufnahmen): Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 Bst. a DSGVO. sowie Art. 31 DSG
Microsoft Formulardienste
Die isolutions verwendet Microsoft Formulardienste wie Forms für interne und externe Umfragen sowie Anmeldungen zu Veranstaltungen.
Die Formular-Inhaber können Umfragen erstellen und Antworten empfangen. Die Daten werden in der Microsoft 365-Plattform gespeichert und gelöscht, sofern kein weiterer Zweck besteht. Die Teilnahme an Umfragen ist freiwillig. Daten werden nur für die im jeweiligen Vorgang offenkundigen Zwecke verarbeitet.
Rechtsgrundlage [als Extender]:
- Berechtigtes Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO
Ihre Rechte
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie Rechte gegenüber der verantwortlichen Stelle geltend machen. Dazu zählen etwa die Rechte auf Berichtigung, Sperrung und Löschung sowie auf Auskunft und Bereitstellung.
Dazu kontaktieren Sie bitte Ihren primären Ansprechpartner der isolutions. Wenn Sie Fragen zu den hier dargestellten Informationen haben, kontaktieren Sie bitte den Datenschutzbeauftragten unter privacy@isolutions.ch.
