Trainingsserie für Office 365 – Aufgabenverwaltung im Team

Von 7. April 2020 April 8th, 2020 News, Office 365

Trainingsserie für Office 365 – Modern und übersichtlich Aufgaben im Team verwalten

Wir begleiten und beraten zahlreiche Unternehmen auf dem Weg hin zu einer modernen Kollaboration mit Office365. Dank unserer dreiteiligen Trainingsserie können auch Sie von diesen praxisnahen Tipps profitieren, die Schritt für Schritt erklärt werden und sofort umsetzbar sind. Im zweiten Teil lernen Sie, wie Sie Aufgaben im Team verwalten und dabei jederzeit die Übersicht bewahren.

Level: Anfänger bis Fortgeschritten

In diesem Blogpost lernen Sie:

  • wie Sie ein Microsoft Planner Board direkt in Teams anhängen 
  • wie Sie Aufgaben via Teams im Planner erstellen 
  • wie Sie Aufgaben via Teams im Planner auswerten
  • wer Aufgaben optimalerweise definieren soll

Hier geht’s zum ersten Teil der Trainingsserie: Online Meetings erfolgreich durchführen.

Ein Microsoft Planner Board direkt in Teams anhängen

  1. In Microsoft Teams den gewünschten Kanal eines Teams auswählen, in welchem Aufgaben mithilfe von Planner verwaltet werden sollen. 
  2. In diesem Kanal kann oben neben den Tabs über die Schaltfläche «+» ein neuer Tab hinzugefügt und die Applikation «Planner» ausgewählt werden. 
  3. Mit einem Klick auf den neu erstellten Planner Tab öffnet sich die Planner Ansicht direkt in Teams. 

Im untenstehenden Video von Microsoft werden die Schritte erklärt (bis 00:25 min):

Aufgaben via Teams im Planner erstellen

  1. Wie bei einem Kanban Board, können über die Schaltfläche «+ Neuen Bucket hinzufügen» weitere Buckets für Aufgaben erstellt werden. Buckets gruppieren Aufgaben zu Themenbereichen wie beispielsweise Projektphasen, Abteilungen oder Orte. Ein Bucket ist demnach das Gefäss, dem die Aufgaben zugeordnet sind.
  2. Mit Klick auf «+» unter dem eben hinzugefügten Bucket können Aufgaben erstellt, beschrieben, terminiert und Personen zugewiesen werden.
  3. Personen, welche Aufgaben zugewiesen bekommen haben, erhalten eine Benachrichtigung und Erinnerungen zu fälligen Aufgaben per E-Mail und / oder via Teams Notifikation.

Das untenstehende Video erläutert die Schritte nochmals (ab 00:25 min):

Aufgaben via Teams im Planner auswerten

  1. Mit der Schaltfläche «Gruppieren nach» in der oberen rechten Ecke können verschiedene Ansichten gewählt werden. Beispielsweise ist dadurch ersichtlich, welche Aufgaben welchen Personen zugewiesen sind.
  2. In Planner gibt es ausserdem zu jedem Plan die Möglichkeit, Diagramme zu den Aufgaben anzuzeigen. Die Diagramme zeigen den Status des Plans mit Details zu den Aufgaben, die abgeschlossen, in Bearbeitung, nicht begonnen oder verspätet sind.

Step-by-Step erklärt im untenstehenden Video (ab 1:50 min):

Wer Aufgaben definieren sollte

Aufgaben werden in modernen Arbeitsformen oft nicht nur von einer Person ( Vorgesetzte, Projektleiter, etc.) erstellt und zugewiesen. In modernen Teams kommt es häufig vor, dass Kolleginnen und Kollegen untereinander ihre Aufgaben selber oder gemeinsam definieren, verteilen und erledigen. Dabei tragen in der Regel mehrere Personen zur Erledigung der Aufgabe bei. Umso eleganter, wenn man für die dazu nötige Kollaboration und Kommunikation Microsoft Teams nicht verlassen muss.

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