SGKB – Weisungsmanagement

Weisungsmanagement der SGKB

Finden statt Suchen dank optimierter Dokumentenverwaltung

Die St. Galler Kantonalbank (SGKB) ist eine der führenden Banken in den Kantonen St. Gallen und Appenzell Ausserrhoden und regional stark verwurzelt. Als Universalbank berät die SGKB seit bald 150 Jahren Privat- und Geschäftskunden und betreut ihre finanziellen Belange. Dank Staatsgarantie und umsichtiger Risikopolitik bietet sie ihren Geschäftspartnern ein hohes Mass an Sicherheit. Am Hauptsitz in St.Gallen und in den 38 Niederlassungen zählt die SGKB mehr als 1‘000 Mitarbeitende.

1000

Mitarbeitende

300

Objekte

2

Schritte zum richtigen Dokument

Ausgangslage

Die Anforderungen an die Informations- und Sorgfaltspflichten an Banken sind in den vergangenen Jahren massiv gestiegen. Ein zweckmässiges Weisungswesen ist für die Erfüllung dieser Pflichten unerlässlich.

Das Compliance-Management der SGKB beinhaltet mehr als 300 Objekte. Die Navigation innerhalb der Weisungen war vor Projektbeginn umständlich.

Die interne Revision und das Compliance-Management haben sich deshalb für eine umfangreiche Optimierung entschieden: die weisungsrelevanten Dokumente sollen einfach und schnell zu finden sein.

Lösung

Bei der St. Galler Kantonalbank wurde das Compliance-Management auf Basis der bestehenden SharePoint-Umgebung merklich optimiert. Eine Migration war dazu nicht notwendig. Dokumente können nun richtliniengetreu erstellt und abgelegt werden.

Die Ingenieure von isolutions haben die Auffindbarkeit mit einer besseren Suche, einer klaren Struktur der Navigation und Metadaten optimiert. Ebenfalls haben sie die Dokumenten-Ablage nach Vorgaben der St. Galler Kantonalbank komplett überarbeitet.

Die Nutzer werden nun beim Erstellen, Überarbeiten, Freigeben und Speichern der über 300 weisungsrelevanten Dokumente unterstützt. Die zeitgemässe Nutzerführung erhöht die Effektivität der Compliance-Massnahmen.

«Wir wollten das bestehende Weisungswesen so optimieren, dass das korrekte Ablegen und schnelle Auffinden von Weisungen einfacher wird. Gemeinsam mit isolutions ist uns das gelungen: Nun lassen sich alle weisungsrelevanten Objekte quasi auf Knopfdruck finden.»

Maurizio Romanelli, Business Services, SGKB

Nutzen der Lösung

Dokumentenmappen dienen als digitale Dossiers, um den Hauptdokumenten die entsprechenden Anhänge zuordnen zu können.
Dank suchbasierter und übersichtlicher Ansicht finden die Mitarbeitenden die relevanten Dokumente in zwei Schritten.
Beim Veröffentlichen von Dokumenten wird der Anwender durch ein metadatenbasiertes Ablagesystem unterstützt. Somit wird sichergestellt, dass Dokumente am richtigen Ort abgelegt werden.