Collaboration & Information Intranet
Dank Datenmanagement besser, flexibler und effizienter arbeiten
Die FMH ist die Verbindung der Schweizer Ärztinnen und Ärzte. Als Berufsverband vertritt sie über 37‘000 Mitglieder – dies entspricht 95 % der in der Schweiz berufstätigen Ärzteschaft. Die FMH ist aber auch der Dachverband von über 70 Ärzteorganisationen. Das Schweizerische Institut für ärztliche Weiter- und Fortbildung (SIWF) ist als selbstständiges Organ der FMH das Schweizer Kompetenzzentrum rund um die ärztliche Weiter- und Fortbildung.
95
der in der Schweiz berufstätigen Ärzteschaft.
arbeitsintensive Tasks fallen weg
Alle Unterlagen auf einer Plattform
Ausgangslage
FMH und SIWF führen regelmässig eine grosse Anzahl Sitzungen mit vielen Teilnehmern durch. Bisher wurden die Unterlagen für die Sitzungen auf eine CD-ROM gebrannt und den Teilnehmenden per Post zugestellt. Bei teils über 150 Teilnehmern waren die Herstellung und der Versand jeweils sehr arbeitsintensiv. Auch auf Seite der Teilnehmer führte dies zu einer Zusatzbelastung, da sie sich um die Archivierung und die Weitergabe an ihren allfälligen Stellvertreter kümmern mussten. Mit einem Dokumentenmanagement für FMH/SIWF Gremien sollen die bisherigen Abläufe vereinfacht und beschleunigt werden.
Lösung
Basierend auf SharePoint 2013 realisierte FMH gemeinsam mit isolutions ein neues Dokumentenmanagement, welches zentral verwaltet wird. Der Versand reduziert sich auf das Publizieren der Unterlagen auf der Webplattform und die Steuerung der Zugriffsberechtigungen. Die Teilnehmer laden sich die Unterlagen selbstständig herunter. Allfällige Stellvertretungen können so berechtigt werden, dass sie auch direkt auf die Unterlagen über die Plattform zugreifen können. Die Weitergabe der Dokumente entfällt also auch. Zudem ist es den Teilnehmern möglich sich direkt über die Plattform für Sitzungen an– und abzumelden.
«Unser ambitioniertes Projekt zur Dokumentenverwaltung konnten wir dank isolutions pünktlich und im vorgesehenen Projektbudget realisieren. Dies war vor allem durch die gute Zusammenarbeit und das grosse Fachwissen der beteiligten Personen möglich. Durch die Integration unserer Mitgliederverwaltung konnten Doppelspurigkeiten vermieden und Synergien genutzt werden.»
Johnny Graber, Projektkoordinator DMS für FMH/SIWF Gremien
Nutzen der Lösung
- Aufwandsreduktion: Der arbeitsintensive Task der Erstellung und des Versandes der Unterlagen fällt komplett weg.
- Nutzung von Synergien: Durch die Integration der Mitgliederverwaltung
werden Doppelspurigkeiten vermieden. - Einfacheres Handling: Die Teilnehmer können sich die Unterlagen herunterladen und müssen sich nicht mehr um die Archivierung kümmern.
- Flexible Zusammenarbeit: Neben einer Volltextsuche können die Benutzer von unterschiedlichen Funktionen wie Pendenzenlisten, Diskussionsforen und Blogs profitieren, die das Projektmanagement vereinfachen und so effizienter und flexibler zusammenarbeiten.
