Front- und Back Office Manager (w/m/d)
Jobbeschreibung
Du liebst es, viele Bälle gleichzeitig zu jonglieren und hast eine Leidenschaft für administrative und organisatorische Themen?
Dann suchen wir dich! Lass dich von der isolutions Experience anstecken und erlebe bei uns ein Team, das sich offen und direkt austauscht, sich gegenseitig unterstützt und herausfordert.
Dafür stehst du am Morgen auf:
- Du bist die erste Ansprechperson für unsere Kunden und Besucher, heisst sie persönlich und telefonisch willkommen und bietest ihnen ein exzellentes Erlebnis (z.B. Vorbereitung Meetingraum, Organisation Catering und Geschenke etc.).
- Du bist für die täglichen Anliegen unserer Crew da, unterstützt sie bei der Organisation von Team- und Kundenevents sowie weiteren administrativen Tätigkeiten, übernimmst das Reisemanagement, und nimmst Reservationen vor.
- In enger Zusammenarbeit mit dem HR bist du zuständig für die Mitarbeitergeschenke (Geburtstag, Jubiläen etc.) sowie Neueintritte.
- Bei Bedarf unterstützt du das Marketing bei Marketingevents (Organisation Give aways, Check-in Gäste, Einrichten der Räumlichkeiten).
- Du hast die Standortverantwortlichkeit und kümmerst du dich um das Facility Management und stellst einen gepflegten Eindruck unseres Office sicher.
- Du kümmerst dich ums Bestellwesen (Büromaterial, Verpflegung), Spesenabrechnungen, holst die Post und pflegst die Emails.
- Bei Bedarf unterstützt du unsere Executive Assistant und übernimmst die Stellvertretung während ihrer Ferien und Abwesenheiten.
- Du arbeitest in der IT Welt: alles wird fortlaufend erneuert und verbessert. Diese Gelegenheit bietet sich auch dir – optimiere Front- und BackOffice-Prozesse und übernimm die Um-, Neu- sowie Weitergestaltung unserer Dienstleistungspalette.
- Dich erwartet ein enthusiastisches und innovatives Team von IT Profis und Technologie Cracks wie auch engagierte Mitarbeitende im Backoffice.
Wir wünschen uns von dir:
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann EFZ im Dienstleistungssektor oder Hotel/Gastro/Tourismus.
- Erfahrung in der IT Branche von Vorteil.
- Du bringst Erfahrung im direkten Kundenkontakt mit und hast eine selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise.
- Du hast eine Affinität für den Umgang mit neuen Technologien und ausgezeichnete Kenntnisse der Office Palette (insbesondere Outlook und Teams).
- Einen sicheren Auftritt, Offenheit sowie viel Freude am Umgang mit Menschen.
- Ein Auge fürs Detail sowie eine hohe Dienstleistungsorientierung.
- Du bist dir den Alltag in einem wachsenden, dynamischen und agilen Unternehmen gewohnt, es fällt dir leicht, trotz hoher Geschwindigkeit den Überblick zu bewahren und du arbeitest gerne interdisziplinär.
- Ausgezeichnete Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, Organisationstalent und die ausgeprägte Fähigkeit zu priorisieren.
- 100% Arbeitspensum mit Hauptarbeitsort am Circle Zürich.
- Option Jobsharing: 100% Stellvertretung während Ferienabwesenheiten.
- Bereitschaft auch mal am Abend bei Marketing- oder Kundenevents zu unterstützen (max. 3-5x pro Jahr).
Bewerbungsprozess
Wie sieht der Bewerbungsprozess aus?
Benefits
isolutions - the way we are and work
Es Lebe der Teamspirit
Wir arbeiten miteinander und füreinander. Jeder übernimmt eigenständig Verantwortung und unterstützt durch seine Persönlichkeit und Fähigkeit. Es bleibt auch immer Zeit für ein Ping Pong Turnier oder ein Feierabendbier. #teamwork
Work-Life-Balance, Home Office und Workation
Wie arbeitest du gerne? Wir glauben an ein hybrides Modell für maximale Effizienz, darum kannst du bei uns flexibel arbeiten. Du willst Arbeit und Ferien auch schon Mal kombinieren? Egal ob im isolutions Office, von zuhause oder Workation - wir machen es möglich. Denn eine gesunde Work-Life-Balance ist uns wichtig! #wecareaboutyou
Zentrale Lage
Alle unsere Standorte - Bern, Zürich, Basel und Barcelona - bieten eine zentrale Lage. Somit bist du immer gut angeschlossen und schnell von A nach B. #stayconnected #whereeveryouare
Flache Hierarchien, offene Feedback- und Unternehmenskultur
Wir glauben an das Können und die Fähigkeit jedes Mitarbeitenden. Bei uns steigt man keine Karriereleiter - Fach- und Führungskompetenzen sind gleichermassen anerkannt und gefördert. Bei uns kannst du dich einbringen und etwas bewegen. Austausch, offene Kommunikation und Feedback gehören zur Unternehmenskultur und werden aktiv gelebt. Unsere Erfolge erreichen wir gemeinsam. #bettertogether
Events liegen in unserer DNA
Wer arbeitet, muss auch belohnt werden! Das Jahr starten wir jeweils mit einem Jahreskickoff, den Sommer lassen wir gemütlich am Sommerfest ausklingen und das Jahresende runden wir mit einer fetten Weihnachtsfeier ab. Erfolge feiern wir aber auch über das Jahr hinweg: Quartal-Parties, Happenings und Get-togethers gibt es immer wieder - im Team und mit Kunden. #gemeinsamerfolgefeiern #morefuntogether
Der Umwelt zuliebe
Dank unseren zentralen Lagen können unsere Mitarbeitende leicht mit dem ÖV reisen. Mit einem Halbtax unterstützen wir den Arbeitsweg aller Mitarbeitenden. Geschäftsreisen werden selbstverständlich vollumfänglich übernommen. #travelandwork
Mitarbeiterförderung und -entwicklung
Wir shapen nicht nur die Zukunft unserer Kunden, auch unseren Mitarbeitenden stehen Entwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung - individuell und auf den persönlichen Need angepasst. #shapeyourcareer
Auch Ferien können verlängert werden
Weil wir unseren Mitarbeitenden Erholung gönnen, bekommst du bei isolutions 27 Tage Urlaub! Du bist reiselustig und möchtest noch mehr Ferien? Kein Problem! Bei isolutions kannst du bis zu 1 Monat zusätzliche Ferientage kaufen! #chargeyourbatteries
+ 1 Woche Corporate Social Responsability
Gib der Welt und deinen Mitmenschen etwas zurück! Wir möchten unsere Mitarbeitende ermutigen, Gutes zu tun. Darum schenken wir jedem Mitarbeitenden eine zusätzliche Woche Urlaub für soziale Engagements. #getengaged #socialresponsability #chartiy
zäme rede
Jeden Montag starten wir gemeinsam in die Woche. Unser CEO leitet in die Woche ein, Mitarbeitende inspirieren mit ihren Geschichten und Erfolge werden gemeinsam gefeiert. Dabei wird auch immer ein Zmörge spendiert. #mondayslikethis
