Das grosse Aufräumen in Microsoft Teams

Von 29. September 2020 September 30th, 2020 News, Office 365

Das grosse Aufräumen nach dem Corona-Sturm

Im März diesen Jahres schickten tausende Unternehmen in der Schweiz Ihre Mitarbeitenden ins Home Office. Microsoft Teams als Kollaborations-Tool half dabei, dass auch von zu Hause aus effizient gearbeitet werden konnte und die Zusammenarbeit nicht ins Stocken geriet. Aber die hastige Einführung von Microsoft Teams führte vielerorts zu einem mittelgrossen Chaos. Dessen Behebung ist mit einer sauber aufgesetzten Governance aber gar nicht so schwer.

Microsoft Teams machte Home Office möglich

Diesen Frühling hat das Corona-Virus die Mitarbeitenden von Schweizer Unternehmen völlig unerwartet in ihr hastig eingerichtetes Home Office verbannt. Ein Teil dieser Firmen hatte zu diesem Zeitpunkt bereits Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams Einsatz, welche es ihren Information Workers erlaubten, auch aus ihrem trauten Heim weiter produktiv zusammenarbeiten zu können. Die weniger glücklichen (oder vorausblickenden) Arbeitgeber waren in dieser Situation genötigt, möglichst schnell eine Lösung zu finden, damit weitergearbeitet werden konnte.

Nicht wenige Unternehmen rollten deshalb in der ersten Jahreshälfte innert kürzester Zeit und ohne gründliche Planung Microsoft Teams als Kollaborations-Tool aus. Es war beeindruckend zu sehen, mit welchem Tempo sich Unternehmen auf einmal in die Cloud bewegen konnten, welche bis vor kurzem grösste Bedenken äusserten. Für viele IT-Mitarbeitende muss es auch eine erfrischende Erfahrung gewesen sein, wie schnell ein solches Projekt umgesetzt werden kann, wenn es wirklich nötig ist. Vielerorts konnte also innerhalb von wenigen Wochen nach Eintreten des Lockdowns praktisch vollumfänglich wieder mit den Kollegen in den Home Offices zusammengearbeitet werden.

Grosse Vorteile können auch Nachteile sein

Einer der grossen Vorteile von Microsoft Teams ist, dass die Plattform bis zu einem gewissen Grad durch die Benutzer selbst verwaltet werden kann. So kann sich prinzipiell jeder Mitarbeitende ein Team anlegen und dieses nach seinen Bedürfnissen einrichten. Während des überstürzten Roll-Outs blieb jedoch keine Zeit, um sich Richtlinien über die Konfiguration und Nutzung von Teams zu überlegen, und erst recht nicht, um die Mitarbeitenden noch entsprechend zu schulen.

Das Chaos als Resultat

Arbeiten Sie in einem Unternehmen, wo Teams so eingeführt wurde? Dann kennen Sie sicher Teams, welche klingende Namen wie „Test hgfsljasd123“ oder „Pendenzen Vreni“ führen. Oder Sie mussten schon mit Schrecken feststellen, dass vertrauliche Dokumente in einem Team abgelegt wurden, wo externe Personen Zugriff haben. Nicht selten stellt sich heraus, dass für eine Abteilung oder ein Projekt mehrere Teams zum gleichen Zweck angelegt wurden. All diese Phänomene sind eindeutige Indizien dafür, dass es in der betroffenen Organisation keine klare Governance für die Nutzung von Teams und Microsoft 365 gibt.

Eine klare Governance schafft Abhilfe

Idealerweise wird diese Governance erarbeitet, bevor Teams ausgerollt wird und die Einhaltung einer gewissen Ordnung durch technische Massnahmen unterstützt. Aber selbst wenn der plötzliche Corona-Sturm bereits für Chaos in der Teams-Landschaft gesorgt hat, besteht noch Hoffnung.

Eine Governance kann während wenigen Workshops mit den wichtigsten Stakeholdern erarbeitet werden. Geschieht dies erst, nachdem Teams bereits genutzt wird, hat dies sogar den wesentlichen Vorteil, dass die Verantwortlichen bereits bestens mit dem Tool vertraut sind. Die Probleme sind bekannt und die Entscheidungen basieren auf eigenen Erfahrungen mit der Technologie.

Eine Analyse der bereits angelegten Teams zeigt nun schnell auf, welche mit der Governance in Einklang stehen und welche angepasst, zusammengeführt oder geschlossen werden müssen. Möglicherweise werden auch einige globale Einstellungen identifiziert, welche noch geändert werden sollten. Zudem kann die Governance als Grundlage für die Schulung der Benutzer eingesetzt werden. Wenn Teams längerfristig als Plattform für die tägliche Zusammenarbeit genutzt werden soll, lohnt sich dieser Aufwand ziemlich schnell.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie wieder Herr über ihre Teams-Plattform werden? Dann kontaktieren Sie mich direkt oder besuchen Sie uns an unserem Event „Digitalisierung Erleben“, wo wir die Themen Teams Governance und User Adoption diskutieren.

 

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Als einer der ersten Schweizer Microsoft Partner hat isolutions die «Microsoft Adoption and Change Management Advanced Specialization» erhalten. Die Auszeichnung bestätigt, dass wir tiefgreifendes Know-How, umfassende Erfahrung und nachweisbaren Erfolg in der genannten Kategorie ausweisen können.

Bei Fragen und Anmerkungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.

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