Fünf goldene Regeln für die hybride Arbeitsweise

Von 11. September 2020 News

Fünf goldene Regeln für die hybride Arbeitsweise

Home Office und Telearbeit sind zumindest seit COVID-19 in aller Munde. Was einzelne Branchen beinahe oder nahezu in den Ruin getrieben hat, hat auf der anderen Seite eine Welle der "digitalen Readiness" ausgelöst. Plötzlich war es ein Wettbewerbsvorteil, wenn die eigene Mannschaft von zu Hause aus arbeiten konnte. Erste Studien belegen eine Steigerung der Produktivität und Effizienz der Mitarbeitenden und das Thema Home Office, Remote Work, Telearbeit, etc. wird landauf, landab kontrovers diskutiert. Im folgenden Text erzähle ich Ihnen, mit welchen fünf Regeln Sie auch von zu Hause aus erfolgreich arbeiten.

„Die Arbeitsproduktivität ist im Corona-Lockdown markant gestiegen. Der Gewerbeverband sieht im Home-Office einen wichtigen Grund dafür – und fordert darum flexiblere Regeln im Arbeitsgesetz.“
Quelle: NZZ Online Artikel vom 06.06.2020 Zu Hause arbeiten wird effizienter.

Dabei gibt es auch viele Mythen und „alte Zöpfe“ und es lohnt sich, diese zu überdenken. Für mich persönlich geht es um Selbstverantwortung und Selbstmanagement. Somit um persönliche Kompetenzen, welche ein Kopfarbeiter im Jahre 2020 unbedingt mitbringen sollte. Wie bereits Fredmund Malik sinngemäss sagt: „Nur wer sich selber führen kann, ist eine Führungspersönlichkeit.“

Auf der anderen Seite steht teilweise immer noch das veraltete Führungsparadigma, dass ein Mitarbeitender nur im Büro effektiv seiner Tätigkeit nachgehen kann und wird. Sollte dem so sein, stellt sich mir die Frage, wieso also eine Steigerung der Produktivität und Effektivität während dem Lockdown stattfand?

Damit wir von einander lernen können habe ich mir erlaubt einige Erkenntnisse und Erfahrungen zusammenzufassen, dabei habe ich mich einerseits an einem Beitrag sowie eigenen Erfahrungswerten orientiert und nachfolgend fünf goldene Regeln verfasst:

1. Tagesstruktur und persönliche Planung

Planen Sie vorgängig die Arbeiten, die Sie im Home Office erledigen möchten. Hierzu eignen sich insbesondere Tätigkeiten, die hohe Konzentration und Kreativität erfordern. Dazu gehören beispielsweise das Vorbereiten eines Referats, die Zusammenstellung eines komplexen Berichts oder das Erstellen einer Dokumentation.

Arbeitstechniken:

  • Es empfiehlt sich mit einer kurzen AVOR in den Tag, sicher aber in die neue Woche, zu starten und den Tag mit einem Wrap-Up Block zu beenden.
  • Wenn Sie Routinearbeiten im Home Office erledigen, können Ihnen fix eingeplante Zeitblöcke helfen. Planen Sie gezielt Fokuszeiten, um kurzfristig anfallende Aufgaben zeitnahe erledigen zu können. Legen Sie beispielsweise die Beantwortung von E-Mails auf die Zeit direkt nach dem Mittagessen, etc.
  • Setzen Sie sich Tagesziele und führen Sie eine laufende ToDo-Liste. Führen Sie nur eine ToDo-Liste für alle Lebensbereiche und führen Sie diese digital, bspw. mit Microsoft ToDo.
  • Setzen Sie sich auch «Timeboxes» beim Erarbeiten eines Arbeitsresultats, manchmal reicht auch eine «Good to Go» Variante oder ein erster Entwurf für eine weiterführende Diskussion im Team.

Im Home Office: erledigen Sie vorzugsweise grössere Blöcke, also Aufgaben, die längere Zeit beanspruchen. Denn an diesem Arbeitsort können Sie in Ruhe und ungestört nachdenken und so wird das Home Office zum Effizienzbooster. Packen Sie Routineaufgaben in fixe Zeitgefässe und lassen Sie sich nicht von diesen Zeitfressern terrorisieren, schliessen Sie dazu auch mal das E-Mail Programm für zwei bis drei Stunden, Ihre Arbeitseffizienz wird es Ihnen danken.

Im Office: sollten Sie ihre Zeit bewusst für den sozialen Austausch nutzen. Achten Sie darauf, dass Sie die kleinen und wichtigen Flur- und Kaffee-Ecken Gespräche führen und so bei Ihren Kollegen präsent und relevant bleiben. Das Netzwerk innerhalb einer Organisation ist der Schlüssel zu Ihrem Erfolg und hilft Ihnen Ihre Aufgaben im Team effektiv zu erledigen.

Nutzen Sie Ihre Zeit im Office auch klar für die kurzen informellen Austausche (Tischkantengespräche) mit Kollegen und planen Sie regelmässig auch Lunches etc. mit Ihren Teamkollegen ein.

2. Arbeitsorganisation und flexible Zeiteinteilung

Der grosse Vorteil am Home Office liegt darin, dass Sie sich Ihre Arbeitszeit frei einteilen können, je nach Tätigkeit und Anforderungen an die Verfügbarkeiten Ihres Arbeitgebers. Beispielsweise können Sie eine erste Tranche früh am Vormittag erledigen und dafür mit Ihrer Familie Mittagessen. Gönnen Sie sich auch Pausen oder Abwechslung, gerade bei kopflastiger Tätigkeit «verrennt» man sich schnell mal und da hilft ein Gang zu Kaffeemaschine oder 15 Minuten Blumengiessen im Garten, um den «Knopf im Kopf» wieder zu lösen.

Abhängig davon, wie intensiv ihre Tätigkeit mit einem Team abgestimmt sein muss, sollten Sie Ihre Teamkollegen über Ihren Arbeitsort und die Verfügbarkeit transparent informieren. Zeigen Sie Ihren Arbeitsort im Kalender an, stehen Sie dazu, wenn Sie aus dem Ferienhaus arbeiten oder in einem Co-Working Space sind. Es geht um die Leistung und nicht um die Zeit, die «abgesessen» wird.

Die heute verfügbaren modernen Kommunikationsmittel wie Microsoft Teams sowie auch Microsoft 365 unterstützen Sie in der digitalen und ortsunabhängigen Arbeitsweise gleichermassen.

Achten Sie darauf, dass Sie trotz der hohen Eigenverantwortung und flexiblen Zeiteinteilung nicht schleichend mehr arbeiten.

3. Der richtige Arbeitsplatz

Richten Sie sich zuhause einen Arbeitsplatz ein, den Sie analog Ihrem Büroarbeitsplatz gut ausstatten. Es empfiehlt sich ein grosser Bildschirm mit einer universellen Dockingstation sowie eine schnelle Internetverbindung.

Audio und Video: Auch eine gute Kamera sowie Kopfhörer gehören zum Equipment für eine effektive hybride Arbeitsweise dazu. Die meisten Videotelefonie-Systeme erlauben heute flexible und individualisierte Hintergrundbilder. Nutzen Sie dieses Feature, wenn Sie nicht zu viel Privatsphäre preisgeben wollen. Aber auch hier ist manchmal weniger mehr, also passen Sie auf mit den teilweise sehr kreativen Hintergrundbildern die einige von uns nutzen. Vielleicht noch ein Tipp: Manchmal schafft die reale Hintergrundkulisse auch eine sympathische Nähe zu den Gesprächspartnern.

Drucker: Trotz dem papierlosen Büro lohnt es sich, einen Drucker anzuschaffen. Vor allem während dem Lockdown, als unsere Kinder Homeschooling machten, war ich sehr froh einen leistungsfähigen Drucker im Homeoffice zu haben. Beim Scanner können Sie sparen, da es für ihr Smartphone bereits genügend sehr gute Apps gibt, welche diese Funktion bestens übernehmen.

Homeoffice oder Co-Working: Gönnen Sie sich hier auch etwas Luxus und die notwendige Abschirmung von Ihrem direkten familiären Umfeld. Sollte dies bei Ihnen zu Hause nicht möglich sein, empfiehlt es sich eine Co-Working Location (z. B.: https://popupoffice.ch/de/) zu finden, an welcher Sie effektiv und vielleicht in einem inspirierenden Umfeld arbeiten können.

Sorgen Sie dafür, dass ihr Arbeitsplatz Sie beim Arbeiten unterstützt und nicht behindert.

4. Rituale und Teamarbeit

Was in der offline Arbeitswelt gelebt wird, gilt auch im Home Office. Daher sind persönliche wie auch team- oder firmenweite Rituale wichtige Anker in der Arbeitswelt.

Persönlich: Benehmen Sie sich vor Arbeitsbeginn im Homeoffice so, wie wenn Sie ins Büro fahren würden. Trinken Sie Kaffee, putzen Sie sich die Zähne und ziehen Sie sich an. Das hilft Ihnen, im Kopf auf den «Arbeitsmodus» umzuschalten.

Team: Wenn Sie häufiger im Home Office arbeiten, organisieren Sie virtuelle Treffen. Dazu gehört zum Beispiel ein virtueller «Kaffeeklatsch» oder ein «Fübi» zu einer fixen Zeit. Nehmen Sie sich einen Kaffee (oder ein anderes Getränk) und tauschen Sie sich via Online-Konferenz mit Ihren Arbeitskollegen aus. Die ersten Male wird sich dies etwas holprig anfühlen, aber schon bald wird auch das virtuelle Feierabendbier zum geselligen Austausch.

Home Office führt zwangsläufig dazu, dass Sie Ihre Arbeitskollegen weniger häufig treffen. Der informelle Austausch ist aber wichtig für das Wohlbefinden, weshalb auch geübte «Heimwerker» nicht mehr als ein bis zwei Tage pro Woche ausserhalb des Büros arbeiten.

5. Führung und Arbeitskultur

Flexibles Arbeiten verlangt eine Führungskultur, die von Vertrauen und nicht von Kontrolle geprägt ist. Wenn Sie Home Office in Ihrer Firma neu eingeführt haben, hilft es besonders am Anfang, regelmässiges Feedback über den Stand der Arbeiten zu verabreden. Hierzu können Sie aktuelle Kommunikations- und Kollaborations-Tools nutzen, wie etwa eine gemeinsame Dateiablage oder eine Chat-Funktion. Auch virtuelle «Daily Stand-Ups» helfen dabei, sich als Team abzustimmen, aber auch um sich über den Stand der Arbeiten austauschen.

Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeitende, die Home Office nutzen, eher zu viel arbeiten. Das kann zu einer Überbelastung mit den bekannten Folgen bis hin zum Burnout führen. Die Arbeitsorganisation im Home Office ist deshalb ein Thema, dass Sie als Vorgesetzter zusammen mit Ihrem Team und Ihren Kolleginnen und Kollegen besprechen sollten. Denn diese realisieren oft gar nicht, wie viel sie zuhause wirklich arbeiten. Um das gesunde Mass zu wahren, helfen die folgenden zwei Empfehlungen weiter:

  • Erfassen Sie ihre effektive Arbeitszeit im Homeoffice und besprechen Sie diese mit Ihrem Chef
  • Vereinbaren Sie eine zeitlich festgesetzte «Probezeit» fürs Home Office. Danach besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, ob Form und Umfang so passen oder ob Anpassungen nötig sind

Übernehmen Sie Eigenverantwortung und haben Sie Mut, auch mal etwas Privates zwischendurch zu erledigen. Denken Sie dabei an Ihr Umfeld, in dem Sie diese Zeit als abwesend im Kalender markieren.

Fazit

Für mich wurde Home Office oder besser gesagt die hybride Arbeitsweise zum neuen Normal und ich persönlich schätze diese Arbeitsweise sehr. Auch kann ich je nach Tagesplan meine Pendelzeit optimieren, da ich auch im Zug meiner Tätigkeit relativ effizient nachgehen kann. Einzig bei Video-/Telefonkonferenzen mit eigenem Sprachbeitrag eignet sich die Bahn nicht optimal, da es viele unfreiwillige Zuhörer hat.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Ich stehe Ihnen gerne beratend zur Seite.

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