Der moderne Arbeitsplatz in der Verwaltung

Von 27. Juli 2020 August 14th, 2020 News, Public Sector, Azure Cloud

Die Cloud für den Public Sector

Die vergangenen Monate haben viele Unternehmen gezwungen in relativ kurzer Zeit auf Home Office umzustellen. Warum es auch für die Verwaltung wichtig ist, auf den Cloud-Zug aufzuspringen und welche Auswirkungen dies haben könnte, zeige ich Ihnen in diesem Blogartikel auf.

Die letzten Wochen und Monate der zeitweiligen Ausnahmesituation haben auch in der Verwaltung zu einem Umbruch in der Arbeitsweise geführt. So mussten teilweise ganze Verwaltungseinheiten praktisch über Nacht ihre Tätigkeiten in’s Homeoffice verlagern um den Vorschriften des BAG Genüge zu tragen. Dieser extern bedingte Veränderungsschub hat Spuren hinterlassen und Arbeitswissenschaftler versuchen gerade herauszufinden, ob Home Office und Telearbeit nun die Produktivität steigert oder nicht. Erste Studien dazu sprechen eine klare Sprache und es scheint, dass ein neuer «Effizienzbooster» gefunden wurde.

Grundsätzlich sind Home Office und Telearbeit keine neuen Phänomene. Man kannte die Bilder ja schon länger, von amerikanischen Tech-Firmen geprägt: Arbeiten vom Sofa aus, flexibles Einteilen des Tages, Sitzungen via Teams etc. War es vor der Pandemie für viele Chefs noch unvorstellbar ihren Angestellten Home Office zu ermöglichen, mussten eben diese Chefs ihre Wertehaltung überdenken und Home Office neu als Möglichkeit zum Aufrechterhalten des Betriebs akzeptieren. Was zu neuen Herausforderungen vor allem in der Führung der Mitarbeitenden führte.

Dieser teilweise erzwungene Wandel dürfte die Arbeitswelt auch in den Verwaltungen nachhaltig beeinflussen und verändern. So laufen aktuell diverse politische Vorstösse dazu, unter anderem die Motion 20.3864 von Nationalrat Jürg Grossen mit dem Titel: «Home Office und Telearbeit ausbauen und vereinfachen». Darin wird unter anderem gefordert, dass in der Bundesverwaltung dauerhaft mehr Home Office und Telearbeit ermöglicht wird und deshalb die notwendigen technischen und rechtlichen Voraussetzungen zu schaffen sind. Im Weiteren wird erwartet, dass durch die reduzierte Anzahl der zur Verfügung gestellten Arbeitsplätze Kosteneinsparungen in der Büroinfrastruktur erfolgen.

Die gestellten Erwartungen an den Bundesrat sind heute in vielen mittleren und grösseren Firmen bereits Realität und werden aktiv gelebt. Wobei die Technologie hier als sekundär zu betrachten ist. Vielmehr geht es um die Flexibilisierung der Arbeitszeiten sowie des Arbeitsortes. Daraus entstehen neue Formen des physischen und virtuellen Miteinander, so sind in urbanen Gegenden sogenannte «Co-Working Spaces» entstanden, wo sich Arbeitnehmende aus den verschiedensten Unternehmungen, Branchen, etc. zum Arbeiten treffen und in Pausenzonen austauschen können. Diese wertvolle interdisziplinäre Austauschmöglichkeit bringt neue Erkenntnisse und hilft Innovation «von innen» zu treiben. So werden (Denk-)Grenzen aufgebrochen und neue Impulse zugelassen. Die klassische «Firmenblindheit» wird aufgeweicht und es braucht vielleicht auch weniger externe Berater, weil plötzlich die Mitarbeitenden selbst zu Beratern werden und ihre Inputs in die Organisation zurücktragen.

Weitere positive Aspekte könnten sein:

  • Ein geringeres Verkehrsaufkommen, weil weniger Arbeitnehmende an ihren Arbeitsplatz pendeln müssen.
  • Eine mögliche Aufwertung der Randregionen, weil es wieder möglich wird, länger zu pendeln, dafür an weniger Tagen.
  • Eine bessere Vereinbarkeit zwischen Arbeitstätigkeit und Familie, weil die Betreuungsstrukturen wieder vermehrt durch die Familie selbst bewältigt werden können.
  • Eine Steigerung der Attraktivität der Verwaltung als Arbeitgeber, weil vor allem die jüngeren Generationen mehr Flexibilität in ihrer Arbeitsweise suchen und diese andernorts auch kriegen.
  • Eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden, weil durch die neue Selbstorganisation ihre Verantwortung zunimmt.

Getrieben durch die Veränderung des Arbeitsortes und der Arbeitszeit müssen bestehende Prozesse überdacht und teilweise angepasst werden. Die Auseinandersetzung mit dem «was mache ich eigentlich und wie mache ich es?» führt automatisch auch zum Hinterfragen «wieso mache ich das eigentlich und wer profitiert davon?». In der Wirtschaftslehre gibt es Theorien, die besagen, dass eine erfolgreiche Organisation sich strikt nach ihren Kunden ausrichtet. Übersetzt und für die Verwaltung würde dies dann bedeuten, dass alle Prozesse strikt auf den Bürger ausgerichtet sein müssten bzw. dem Bürger Nutzen stiften sollten.

Somit wird der moderne Arbeitsplatz zum Treiber weiterer Innovation und fordert ein Überdenken des «Tun und Handelns». Dies wiederum bietet Optionen zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und kann durch den Einsatz intelligenter Software zu einer höheren Effizienz der Verwaltung führen. Diese Effizienz kommt direkt dem Staat sowie dem Bürger zu Gute, indem der Bürger mehr Leistung für weniger Steuergelder erhält.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Ich stehe Ihnen gerne beratend zur Seite.

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