Microsoft 365 und Teams Provisioning

Von 15. Juli 2020 News, Office 365

Microsoft 365 und Teams Provisioning – Chaosprävention

Mit Microsoft 365 und Teams arbeiten und kommunizieren Sie von überall her effizient und unkompliziert im Team. Damit sich bei der Bereitstellung von Microsoft Teams kein Chaos ausbreitet, gibt es einiges zu beachten. Lesen Sie im Artikel, warum eine klare Governance so wichtig ist und wie Ihnen ein Custom Provisioning helfen kann.

Die Nachfrage nach modernen Arbeitsmitteln hat in den letzten Monaten drastisch zugenommen. Die zuvor klassisch-schweizerische Gemächlichkeit in Bezug auf die Einführung ebensolcher Dienste erfuhr durch Covid-19 und den dadurch verbundenen Bedarf an räumlichem Abstand der Mitarbeitenden einen abrupten Kickstart.

Microsoft vollzog mit Microsoft 365 und Teams einen Paradigmenwechsel. Die Dienste nehmen in ihrer Standardkonfiguration ihre Benutzer bezüglich Verantwortung und Macht deutlich stärker in die Pflicht, als dies mit konventionellen Diensten der Fall war. Die IT muss sich in der Folge damit beschäftigen, wie sie den absehbaren Kontrollverlust erfolgreich managen kann, ohne mittelfristig im Chaos zu versinken.

Ein Vorgehen in folgenden zwei Schritten verspricht Erfolg:

  • Governance
  • Provisioning

Governance

Obwohl Office 365 in der Standardkonfiguration sehr offen ist, lassen sich in vielen Bereichen dennoch Vorgaben definieren. Es macht deshalb Sinn, sich mit verschiedenen Aspekten im Detail auseinanderzusetzen und die abgeleiteten Vorgaben im Rahmen einer Office 365 Governance festzuhalten. Themen einer solchen Governance sind unter anderem:

  • Zusammenarbeitsformen
    Welche Typen von Zusammenarbeit gibt es in einer Unternehmung? Welche Ansprüche bestehen, um in den unterschiedlichen Gruppen effizient zusammenarbeiten zu können? Gängige Gruppen sind z. B. organisatorische Teams, Projekte oder Gremien.
  • Offenheitsprinzipien
    Wie viel Offenheit lässt sich mit den Anforderungen der Unternehmung und deren Kultur vereinbaren?
  • Namenskonventionen
    Sowohl Benutzer als auch die IT profitieren von definierten Namenskonventionen. Ob diese als Präfix oder Suffix, nur im internen oder auch im Anzeigenamen Verwendung finden soll, muss jede Unternehmung für sich entscheiden.
  • Gäste und Externes Sharing
    Office 365 löst die Zusammenarbeit mit Externen, eine der grossen Herausforderungen vergangener Tage, äusserst elegant. Dennoch müssen sich Unternehmen mit den Chancen und Risiken dieser Funktionalitäten auseinandersetzen, diese verstehen und entsprechende Guidelines ausarbeiten.

Provisioning

Nach einer erfolgreich verabschiedeten Governance stellt sich oft die Frage, wie man die getroffenen Entscheidungen wirksam verankert. Wir durften uns selbst und verschiedensten Kunden diese Frage bereits beantworten. Da Office 365 und Teams mit ihrer Standardfunktionaliät diesbezüglich relativ rasch an ihre Grenzen stossen, heisst unser Zauberwort „Custom Provisioning“.

Eingebettet in Teams oder einer SharePoint Site erlaubt das isolutions Provisioning Modul auf einfache, rein konfigurative Weise, die definierten Vorgaben aus der Governance abzubilden.

Die Lösung unterstützt vorlagenspezifische Konfigurationen, unter anderem in den Bereichen:

Erstellen Sie öffentliche oder private Channels.

Diverse Tabs lassen sich hinzufügen und auch wieder entfernen, wie z. B. ein OneNote Tab oder ein Wiki Tab

Definieren Sie die Freiheitsgrade für die Channel-Mitglieder und Gäste, auch was z. B. Funstuff wie Giphy’s betrifft.

Regeln Sie die Privatsphäre der verschiedenen Teams. Beispielsweise sollte das HR Teams privat sein und nur eingeladene Mitarbeitende können dessen Inhalt sehen. Dahingegen können Teams für Fachgruppen öffentlich sein, so dass jeder Interessierte beitreten darf.

Regeln Sie die mögichen Gastzugriffe und das externe Sharing. Ein organisatorisches Teams braucht in der Regel kein externes Sharing. Bei Projekt Teams macht ein Sharing mit externen Gästen aber unter Umständen durchaus Sinn.

Benutzer und auch die interne IT profitieren von Namenskonventionen. Definieren Sie mögliche Vorgaben.

Die Erstellung von Teams kann Freigaben unterliegen. Beispielsweise könnte die Erstellung eines Projekt Teams eine Freigabe durch das Projekt Portfolio Management bedingen.

Definieren Sie, wer neue Teams erstellen kann. Können organisatorische Teams nur von Teamleitern erstellt werden oder doch von allen Mitarbeitern? Wie sieht es aus mit Projekt Teams?

Die zu Teams gehörenden SharePoint Sites lassen sich mittels Standard Patterns and Practices den eigenen Bedürfnissen anpassen.

Benutzerinterface

Die Oberfläche ist einfach verständlich und lässt sich dank kundenspezifischer Bildsprache und auf Wunsch mehrsprachigen Texten perfekt integrieren.

Nachvollziehbarkeit

Jede Erstellung wird detailliert protokolliert. Dies ermöglicht es der IT die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen und allfällige Störungen einfach zu beheben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Ich stehe Ihnen gerne beratend zur Seite.

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