Trainingsserie für Office 365 – Dokumente gemeinsam erarbeiten

Von 15. April 2020 News, Office 365

Trainingsserie für Office 365 – Dokumente gemeinsam erarbeiten

Wir begleiten und beraten zahlreiche Unternehmen auf dem Weg hin zu einer modernen Kollaboration mit Office365. Dank unserer dreiteiligen Trainingsserie können auch Sie von diesen praxisnahen Tipps profitieren, die Schritt für Schritt erklärt werden und sofort umsetzbar sind. In diesem Teil lernen Sie, wie Sie Dokumente ganz einfach gemeinsam im Team erarbeiten können.

Level: Anfänger bis Fortgeschritten

In diesem Blogpost lernen Sie, wie Sie:

  • Dokumente in Teams teilen
  • Kolleginnen und Kollegen auffordern, ein Dokument zu bearbeiten
  • Dokumente direkt aus Teams bearbeiten

Hier geht’s zu den beiden anderen Teilen der Trainingsserie

Dokumente in Teams teilen

  1. In jedem Teams Kanal ist standardmässig ein «Dateien» bzw. «Files» Tab vorhanden. Dort können Dokumente, welche im Team bearbeitet werden sollen, abgelegt werden.
  2. Neue Dokumente können über die entsprechende Schaltfläche „Neu“ bzw. „New“ erstellt werden. Bereits bestehende Dokumente können per Drag & Drop (oder über die entsprechende Schaltfläche) hochgeladen werden.
  3. Dadurch werden die Dokumente im Hintergrund auf SharePoint kopiert und anderen Teammitgliedern zugänglich gemacht.

4. Alternativ kann ein Dokument einfach via Drag & Drop im Chat-Feld zu einem Teams Kanal hinzugefügt werden.

5. Um den Link zu diesem Dokument zu kopieren, klicken Sie auf die drei Punkte «…» neben diesem Dokument und wählen Sie «Link kopieren».

Der Vorgang wird Schritt für Schritt nochmals in diesem Video von Microsoft erklärt:

Kolleginnen und Kollegen auffordern, ein Dokument zu bearbeiten

  1. Wenn Sie eine Nachricht senden und eine @-Erwähnung verwenden, wird die von Ihnen erwähnte Person benachrichtigt. Hierfür tippen Sie einfach im Chatfeld „@“ ein, gefolgt von dem Namen der Person, die das Dokument bearbeiten soll.
    • Tippen Sie dabei @person, um eine einzelne Person zu erwähnen.
    • Oder @teamname, um alle Mitglieder des Teams zu erreichen.
    • Oder @kanalname, um alle zu benachrichtigen, die diesem Kanal folgen.
  1. Zusätzlich fügen Sie den kopierten Link aus dem vorherigen Schritt «Dokumente in Teams teilen» ein. So erhält Ihre erwähnte Person eine einfache Möglichkeit, direkt das Dokument zu öffnen.
  2. Alternativ können Sie Ihr Dokument gleich via Drag & Drop im Chat-Feld hinzufügen (dadurch wird dieses im Hintergrund auf SharePoint abgespeichert).

Dokumente direkt aus Teams bearbeiten

Mittels Klick auf das Dokument im Teams Kanal wird das Dokument in der Vorschau-Ansicht geöffnet. Via «Open in Desktop App» haben Sie jederzeit die Möglichkeit, das Dokument in der Desktopversion der Office-Anwendung (z. B. PowerPoint, Word, Excel, etc.) zu öffnen.

Alternativ kann direkt ausgewählt werden, ob das Dokument in der Teams-App, in der Online-App oder in der Desktop-App bearbeitet werden soll (in Teams und in der Online-App stehen nicht alle Optionen zur Bearbeitung zur Verfügung). Natürlich kann das Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.

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