Trainingsserie für Office 365 – Online Meetings

Von 1. April 2020 April 2nd, 2020 News, Office 365

Trainingsserie für Office 365 – Online Meetings

Wir begleiten und beraten zahlreiche Unternehmen auf dem Weg hin zu einer modernen Kollaboration mit Office365. Dank unserer dreiteiligen Trainingsserie können auch Sie von diesen praxisnahen Tipps profitieren, die Schritt für Schritt erklärt werden und sofort umsetzbar sind. Im ersten Teil lernen Sie, wie Sie einfach und erfolgreich Online-Meetings aufsetzen und durchführen.

Level: Anfänger bis Fortgeschritten

In diesem Blogpost lernen Sie, wie Sie:

  • eine Online-Besprechung in Microsoft Teams planen 
  • an einer Online-Besprechung teilnehmen 
  • den Bildschirm teilen und die Bildschirmsteuerung übergeben 
  • eine Online-Besprechung aufzeichnen 
  • eine Online-Besprechung protokollieren und die Notizen teilen

Eine Online-Besprechung in Microsoft Teams planen

  1. In Microsoft Teams unter «Kalender» die Schaltfläche «+Neue Besprechung» auswählen. 
  2. Die gewünschten Informationen zur Besprechung eingeben (Titel, Teilnehmer, Datum, Zeit etc.). 
  3. Als Teilnehmer können bestimmte Personen oder auch Kanäle gewählt werden. Hinweis: Bei Kanälen erhalten alle Mitglieder deGruppe die Einladung. 
  4. Nachdem die Besprechung erstellt wurde, erscheint sie sowohl in der Microsoft Teams Applikation wie auch als Termin in Outlook. 

Im untenstehenden Video von Microsoft werden die Schritte erklärt:

An einer Online-Besprechung teilnehmen

Sie können jederzeit und von einem beliebigen Gerät aus an Teams-Besprechungen teilnehmen.

Per Outlook teilnehmen

Im Outlook Kalender im entsprechenden Termin finden Sie einen Link zu der virtuellen Teams-Besprechung. Sie können diesen Link auch anderen Kolleginnen und Kollegen zugänglich machen.

Per Teams-App teilnehmen

Wählen Sie am linken Rand der Teams App die Kategorie „Kalender“. Dort werden Ihnen Ihre Besprechungen angezeigt. Suchen Sie die gewünschte Besprechung und wählen Sie „teilnehmen“ („join“) aus.

Step-by-Step erklärt im untenstehenden Video:

Den Bildschirm teilen und die Bildschirmsteuerung übergeben

Folgende nützliche Tipps helfen Ihnen eine Besprechung zu führen und diese noch effizienter zu gestalten.

Bildschirm teilen

Um Inhalte einfacher zu vermitteln können Sie Ihren Bildschirm teilen, sodass alle Teilnehmenden die gleichen Inhalte sehen. So halten Sie beispielsweise Präsentationen oder besprechen ein Dokument gemeinsam. Treten Sie hierfür einer Besprechung bei. Mit dem mittleren Symbol aktivieren Sie «Bildschirm teilen». Sie können auswählen, ob Sie Ihren gesamten Bildschirm oder nur einzelne Applikationen teilen wollen.

Bildschirmsteuerung übergeben

Sie können die Steuerung Ihres Bildschirmes einem Teilnehmenden aus der Besprechung übergeben. So können beide (Sie und die andere Person) die Sitzung steuern.

  1. Wählen Sie in der Symbolleiste Freigabe die Option „Steuerung übergeben“ aus (oberer mittlerer Bildschirmrand)
  2. Wählen Sie den Namen der Person aus, der Sie die Steuerung übergeben möchten. Teams sendet der betreffenden Person eine Benachrichtigung, um sie zu informieren, dass Sie die Steuerung teilen möchten.
  3. Wenn Sie die Steuerung wieder übernehmen möchten, wählen Sie „Steuerung zurücknehmen“ aus.

Eine Online-Besprechung aufzeichnen

Zeichnen Sie Ihre Besprechungen in Teams auf, um Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe-Aktivitäten zu erfassen. Die Aufzeichnung erfolgt in der Cloud und wird direkt in Microsoft Stream gespeichert.

In der Besprechungssteuerung wählen Sie „weitere Optionen“ (…) und anschliessend  „Aufzeichnung starten“. Die Besprechungsaufzeichnung wird im Chat-Protokoll erwähnt / veröffentlicht. Wenn die Aufzeichnung beendet werden soll, wählen Sie wiederum „weitere Optionen“ (…) und anschliessend „Aufzeichnung beenden“. Die Aufzeichnung wird verarbeitet (was eine Weile dauern kann) und in Microsoft Stream gespeichert.

Eine Online-Besprechung protokollieren und die Notizen teilen

Idealerweise halten Sie die besprochenen Themen und Entscheide direkt in einem gemeinsamen OneNote fest. Der Einsatz von Microsoft OneNote bietet sich hier sehr an, denn mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig auf die Notizen zugreifen und das gemeinsame Notizbuch kann direkt in Microsoft Teams dem entsprechenden Kanal als Registerkarte (Tab) hinzugefügt werden.

Einmalig hängen Sie das Gruppennotizbuch als Tab dem Team an

  1. Klicken Sie im gewünschten Kanal oben neben «Beiträge» und «Dateien» auf das «+», um eine neue Registerkarte (Tag) hinzuzufügen.
  2. Wählen Sie OneNote aus der Liste der verfügbaren Anwendungen.
  3. Wählen Sie Ihr gewünschtes Team-Notizbuch aus oder wählen Sie «Neues Notizbuch erstellen» und drücken Sie „Speichern“.

 

Ab sofort können die Teilnehmenden einer Online-Besprechung über diesen Tab im entsprechenden Team auf das gemeinsame Team-Notizbuch zugreifen und miteinander die Meeting-Themen und -Entscheide dokumentieren. Dazu lohnt es sich im OneNote für jede Online-Besprechung eine neue Seite zu erstellen. Bei Bedarf kann im Anschluss an die Online-Besprechung auch gleich der Link zu dieser OneNote-Seite (Rechtsklick auf Seite: „Link zu Seite kopieren“) im Teams-Chat geteilt werden. 

Wichtig dabei ist, dass ein Notizbuch in einem (Microsoft) Team verwendet wird, in welchem alle Teilnehmenden der Online-Besprechung ebenfalls Mitglieder sind. Oftmals ist dies z. B. ein organisatorisches Team, ein Projektteam oder ein Gremium (Fachgruppe, Entscheidungsgremium, etc.). 

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