Lizenzänderung Dynamics 365 Customer Engagement

Von 9. März 2020 März 11th, 2020 Dynamics 365

Anpassungen Team Member Lizenzen

Bereits im Oktober 2018 kündigte Microsoft weitreichende Änderungen der preislich sehr attraktiven Team Member Lizenzen (TML) für das Dynamics 365 Customer Engagement an.

Auch wenn diese geänderten Lizenzbestimmungen bereits seit ihrer Ankündigung galten, unternahm Microsoft bisher keine Massnahmen um die Einhaltung ebendieser aktiv in den D365 Organisationen zu überprüfen und ggf. durch restriktive Eingriffe auch konsequent durchzusetzen. Dies wird sich jedoch schon bald ändern, denn Microsoft hat zwischenzeitlich einen verbindlichen Stichtag kommuniziert, an welchem die geänderten Team Member Lizenzbestimmungen endgültig in Kraft treten und auch aktiv durchgesetzt werden. Dies geschieht per 01.04.2020.

Auswirkungen

Zunächst einmal werden Benutzer, denen eine Team Member Lizenz (TML) zugeordnet ist, keinen Zugriff mehr haben auf folgende Apps:

BezeichnungHerkunftBemerkung
Customer Service (CS)StandardModel-driven App
Sales (SFA)StandardModel-driven App
Project Service Automation (PSA)StandardModel-driven App
<beliebige>CustomKein Zugriff auf jedwede benutzerdefinierte App; egal ob Model-driven oder Canvas

Stattdessen wird es beginnend mit der RW1 2020 im Systemstandard drei neue Model-driven Apps geben, welche eigens für TML bestimmt sind und diesen vom Administrator auch zugänglich gemacht werden können. Bei diesen handelt es sich jeweils um stark reduzierte und TML-kompatible Alternativen ihrer entsprechenden Hub Apps:

  1. Customer Service Team Member App
  2. Sales Team Member App
  3. Project Resource Hub

Ferner werden die Zugriffsberechtigungen auf Entitäten und sonstige Systemfunktionen limitiert. Hierzu werden alle Sicherheitsrollen herangezogen, welche einem Benutzer entweder direkt zugewiesen wurden oder die er im Rahmen einer Teammitgliedschaft „geerbt“ hat. Im Wesentlichen wird hierbei unterschieden zwischen Lesen (Read) und Vollzugriff (Create, Update, Delete usw.). Lese-Zugriff ist unlimitiert, sodass ein Team Member weiterhin lesend auf alle Entitäten zugreifen kann, welche ihm seine zugewiesenen Sicherheitsrollen erlauben. Vollzugriff ist für Team Members fortan nur noch für bestimmte Standardentitäten möglich, insbesondere:

  • Aktivitäten
  • Ankündigungen
  • Kontakte
  • Notizen
  • Persönliche Ansichten

Zusätzlich ist Team Membern der Vollzugriff auf maximal 15 Custom Entities erlaubt. Als Custom Entity zählen alle Entitäten welche nicht Teil des Systemstandards sind, also von Microsoft im Rahmen eines Dynamics 365 Moduls entwickelt und verwaltet werden. Hierbei ist zu beachten, dass ebenfalls Entitäten aus Lösungen von 3rd-party Anbietern (ein prominentes Beispiel wäre das Produkt MscrmAddons DocumentsCorePack) als Custom Entity zählen, sowie auch Business Process Flows (besteht technisch aus separater Entity).

Achtung: Wird bei einem Systembenutzer eine der oben genannten Limitierungen überschritten, z. B. aufgrund einer Unachtsamkeit bei der Konfiguration einer Sicherheitsrolle (ein Privileg zu viel), so gilt dieser als nicht-konform mit der TML.

Empfehlung

Eine fundierte Prüfung, ob vorhandene Dynamics 365 Lizenzen optimiert und somit dauerhaft Kosten eingespart werden können (man berücksichtige auch die Rekonzeptionsmassnahmen), gestaltet sich komplexer als man ursprünglich vermuten würde. Es bedarf hierzu einer sehr differenzierten Betrachtung und eines umfassenden Verständnisses der License Guides von Dynamics 365 sowie der Power Platform mitsamt ihrer diversen „lizenzphilosophischen“ Nebensätze.

Setzen Sie in Ihrer Dynamics 365 Lösung Team Member Lizenzen ein? Gerne beraten wir Sie bezüglich der nächsten Schritte.

Bei Fragen und Anmerkungen stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung. Zögern Sie nicht mich zu kontaktieren.

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