Modern Collaboration im KMU

Von 25. Februar 2020 März 16th, 2020 News, Office 365

Erfolgsfaktoren für die moderne Zusammenarbeit mit Office 365 und Teams

Sie überlegen sich, den digitalen Arbeitsplatz mit Teams und Office 365 in Ihrem KMU einzuführen? Gute Idee! Ich gebe Ihnen fünf Tipps, wie das gelingt und worauf Sie achten sollten.

Die Einführung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes zur Verbesserung und Vereinfachung der Zusammenarbeit bietet einige Vorteile. Wenn die Umsetzung gelingt, dann verhilft Ihnen dieses Vorhaben zu erhöhter Produktivität, zufriedeneren Mitarbeitenden und tieferen Kosten. Doch was gibt es in Bezug auf ein solches Projekt zu beachten? Keine Angst vor den technischen Aspekten, denn die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes lässt sich relativ einfach handhaben. Im Folgenden zeige ich Ihnen anhand von fünf Punkten auf, auf was Sie achten sollten.

Punkt 1: Erstellung einer Collaboration Governance

Wer arbeitet mit wem zusammen? Welche Inhalte werden wie erarbeitet? Wie sind Personen ausserhalb des Unternehmens in diese Prozesse involviert? Welche Tools setzen wir dafür ein? Welche Ablagestrukturen für Dokumente ermöglichen ein effizientes Zusammenarbeiten? Wie sieht der Life Cycle unseren Daten aus? Diese und viele weitere Fragen sollten zu Beginn erarbeitet werden. Die wichtigsten Punkte sollten in einer Governance festgehalten werden. Diese bildet die Grundlage für das moderne Zusammenarbeiten, bevor überhaupt irgendwelche Tools zum Einsatz kommen.

Punkt 2: Provisionierung & Templates

Um die Richtlinien, welche im Rahmen der Governance festgelegt wurden, auch einhalten zu können, empfiehlt es sich, die Mitarbeitenden mit einem einfachen Erstellungsprozess für neue Arbeitsbereiche und Vorlagen zu unterstützen. Gemeint sind nicht Word und PowerPoint Vorlagen, sondern vielmehr Vorlagen, welche direkt die richtigen Einstellungen für die Zusammenarbeit in Projekten, Teams oder Gremien beinhalten. Wie diese Bereiche aufgebaut sein sollten, um den Benutzern die notwendigen Informationen rasch griffbereit zu machen, ist im besten Fall bereits beim Punkt Governance diskutiert worden. Wir empfehlen dabei, sich möglichst nahe am Standard zu bewegen und sich bei den Templates auf wenige wichtige Funktionen und Einstellungen zu fokussieren, wie z. B. das Teilen von Inhalten mit externen Personen. Ist die Definition der Templates abgeschlossen und sind die Templates erstellt, dann gilt es den Prozess für die Erstellung von neuen Arbeitsbereichen zu klären, dieser Prozess wird Provisionierung genannt. Es gibt im Wesentlichen drei unterschiedliche Möglichkeiten für die Provisionierung:

Die Arbeitsbereiche werden von einer zentralen Stelle erstellt.

Die Benutzer können neue Arbeitsbereiche selbständig anlegen.

Die Arbeitsbereiche werden automatisiert aus einem anderen System heraus angelegt.

Es gibt hier generell kein Richtig oder Falsch. Je nach Unternehmen und Szenario machen die unterschiedlichen Varianten mehr oder weniger Sinn. Es gilt hier die richtige Wahl für Ihr KMU zu identifizieren und umzusetzen.

Punkt 3: Zentraler Einstieg in die Collaboration Lösung

Die Mitarbeitenden schätzen einen einfachen und zentralen Einstiegspunkt mit einer Übersicht über ihre individuellen Arbeitsbereiche in ihrem Unternehmensportal. Die Funktionalitäten von Microsoft Teams genügen den typischen Anforderungen von vielen KMUs in diesem Bereich (noch) nicht. Allenfalls sind eigene Übersichten notwendig, damit die Benutzer rasch und effizient arbeiten können.

Punkt 4: Begleitung der Mitarbeitenden

Sie können das gesamte Vorhaben technisch einwandfrei umsetzen und dennoch nicht die gewünschten Erfolge erzielen. Warum? Für die Benutzer ist der Wechsel auf eine Plattform für eine moderne Zusammenarbeit eine grosse Umstellung. Auch wenn vieles schneller und einfacher geht, so ist es doch anders, als es sich ihre Mitarbeitenden bisher gewohnt sind. Diese Veränderung braucht Zeit. Begleiten Sie Ihre Nutzer eng und erarbeiten Sie Massnahmen zu einer besseren und schnelleren User Adoption, damit Sie rasch von den Vorteilen profitieren können. Aus meiner Sicht ist dieser Punkt zusammen mit der Governance einer der wichtigsten und häufig unterschätzten Punkte in einem solchen Vorhaben.

Punkt 5: Profitieren Sie von den Fehlern der anderen

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Zahlreiche andere KMUs haben diesen Weg bereits erfolgreich in Angriff genommen oder schon abgeschlossen. isolutions hat bereits viele andere Unternehmen auf diesem Weg begleitet. Profitieren Sie von diesem Know-How und lassen Sie sich von Experten begleiten und beraten.

isolutions bietet Ihnen mit «Collaboration2Go» ein passendes Angebot für Ihr KMU. «Collaboration2Go» ist ein Mix aus fixfertigen Modulen, kundenspezifischer Beratung und Customizing sowie Best Practices, bei dem alle obengenannten Punkte berücksichtigt werden.

Wir möchten Ihr KMU und Ihre Mitarbeitenden glücklicher, effizienter und erfolgreicher machen. Dürfen wir?

Mehr über dieses Thema erfahren.

Bei Fragen und Anmerkungen stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung. Zögern Sie nicht mich zu kontaktieren.

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