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SGKB - Finden statt suchen dank optimierter Dokumentenverwaltung

Die St. Galler Kantonalbank ist eine der führenden Banken in den Kantonen St. Gallen und Appenzell Ausserrhoden. In ihrer Arbeit ist ein zweckmässiges Weisungsmanagement unerlässlich. Dies war bei der SGKB zwar vorhanden, jedoch war die Navigation stark verzettelt. Daher entschied sich die SGKB in Zusammenarbeit mit isolutions das Weisungsmanagement zu optimieren.

Kundenprofil

Die St.Galler Kantonalbank (SGKB) ist eine der führenden Banken in den Kantonen St.Gallen und Appenzell Ausserrhoden und regional stark verwurzelt. Als Universalbank berät die SGKB seit bald 150 Jahren Privat- und Geschäftskunden und betreut ihre finanziellen Belange. Dank Staatsgarantie und umsichtiger Risikopolitik bietet sie ihren Geschäftspartnern ein hohes Mass an Sicherheit. Am Hauptsitz in St.Gallen und in den 38 Niederlassungen zählt die SGKB mehr als 1‘000 Mitarbeitende.

 

Ausganslage

Die Anforderungen an die Informations- und Sorgfaltspflichten an die Banken sind in den vergangenen Jahren massiv erweitert worden. Ein zweckmässiges Weisungswesen ist dabei
unerlässlich. Das Compliance Management ist der SGKB ist vollständig und bestens aufgestellt und beinhaltet mehr als 300 Objekte. Die Navigation innerhalb der Weisungen
war aber sehr stark mit der Intranet-Navigation verbunden und entsprechend «verzettelt». Die interne Revision und das Compliance Management haben sich deshalb für eine umfangreiche Optimierung entschieden: die weisungsrelevanten Dokumente sollen einfach und schnell zu finden sein.

Lösung

Bei der St.Galler Kantonalbank wurde das Compliance-Management auf Basis der bestehenden SharePoint- Umgebung merklich optimiert und dies ohne Migration. So können die Dokumente nun einfacher richtliniengetreu erstellt und abgelegt werden. Optimiert wurden vor allem zwei Bereiche des Ablagemanagements. Zum einen die Auffindbarkeit, zum anderen die Ablage. Die Auffindbarkeit betrifft die Bedienung, Funktionen und technischen Komponenten, welche den Benutzer unterstützen, Weisungen schnell und gezielt zu finden. Zur Ablage gehören alle Komponenten, die den Benutzer beim Erstellen, Überarbeiten, Freigeben und Speichern der über 400 weisungsrelevanten Dokumente unterstützt. Durch die Zuordnung von Metadaten konnte die Suchzeit für Weisungen und die zugehörigen Anhänge massiv verkürzt werden.

 

Nutzen der Lösung

  • Dokumentenmappen dienen als digitale Dossiers, um den Hauptdokumenten die entsprechenden Anhänge zuordnen zu können.
  • Dank suchbasierter und übersichtlicher Ansicht finden die Mitarbeitenden die relevanten Dokumente in zwei Schritten.
  • Beim Veröffentlichen von Dokumenten wird der Anwender durch ein metadatenbasiertes Ablagesystem unterstützt. Somit wird sichergestellt, dass Dokumente am richtigen Ort abgelegt werden.​
Case Study SGKB​

Kundenstatement:
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Wir wollten das bestehenden Weisungswesen so optimieren, dass das korrekte Ablegen und schnelle Auffinden von Weisungen einfacher wird. Gemeinsam mit isolutions ist uns das gelungen: Nun lassen sich alle weisungsrelevanten Objekte quasi auf Knopfdruck finden.»
Maurizio Romanelli, Business Services

  
 

Ordnung | Sämtliche weisungsrelevanten Objekte befinden sich am richtigen Ort und der Suchaufwand wird so deutlich reduziert

Effizienz Das Ablegen von Dokumenten gestaltet sich einfach und effizienter und nur berechtigte Anwender können Dokumente verändern. 

Weniger Compliance-Verletzungen | Das vereinfachte Weisungswesen minimiert das Risiko für Compliance Verletzungen.​​